Kassel. Mit der Rechnungsmanagementlösung GetMyInvoices können Anwender nicht nur ihre vorbereitende Buchhaltung vereinfachen, sondern auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten. Die kürzlich vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte Neufassung unterstreicht die GoBD-Konformität von GetMyInvoices und gibt Rechtssicherheit.
„Die Neuerungen stellen in mehreren Punkten Klarheit für die Unternehmenspraxis dar“, sagt Björn Kahle, COO von fino, die als Fintech-Start-up die Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices anbietet, und erläutert: „So werden Cloud-Systeme, zu denen auch GetMyInvoices gehört, nun ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.“ Dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zufolge kommt es nicht darauf an, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden“. Demnach ist es GoBD-konform, dass GetMyInvoices sämtliche Belege in der Cloud speichert.
Weiterhin hat das Bundesministerium für Finanzen das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte, das mobile Scannen, dem stationären Scannen gleichgestellt. Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und die Ursprungsversion muss nicht weiter aufbewahrt werden. Damit ist der Fall, dass Anwender Quittungen mit ihrem Smartphone scannen, in GetMyInvoices importieren und den Beleg nach der der Qualitätskontrolle vernichten, ausdrücklich erlaubt. So können Belege vom Essen mit Geschäftspartnern einfach fotografiert, in GetMyInvoices hochgeladen werden und nicht mehr verloren gehen. Ebenfalls zulässig: das Szenario, dass Mitarbeiter Belege im Ausland, zum Beispiel im Rahmen einer Dienstreise, per Smartphone erfassen. Denn die GoBD 2.0 erlauben eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte im Ausland, wenn diese dort entstanden sind bzw. empfangen wurden. Zudem darf, wer möchte, seine Papierbelege auch im Ausland scannen und dort in GetMyInvoices importieren, da das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung erlaubt ist.
Darüber hinaus erfüllt GetMyInvoices – nach wie vor – die zehn Merksätze des Bitkom und des Verbandes elektronische Rechnung, welche die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung widerspiegeln. Somit unterstützt GetMyInvoices Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler bei der GoBD-konformen Archivierung von Rechnungen sowie anderen Dokumenten. „Berücksichtigen sie darüber hinaus die erforderliche Verfahrensdokumentation, deren Änderungen im Übrigen gemäß den GoBD 2.0 unbedingt historisch nachvollziehbar sein müssen, können sie die Vorgaben der Finanzverwaltung ohne großen Aufwand einhalten, während sie gleichzeitig von den Vorteilen eines automatisierten Rechnungsmanagements profitieren“, so Björn Kahle.
GetMyInvoices ist eine Lösung für cloudbasiertes Rechnungsmanagement, die insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen adressiert. Sie ruft aus 5.000 Online-Portalen sämtliche Rechnungen automatisch ab – inklusive Erfassung von Rechnungsdatum sowie -summe. Zusätzlich importiert die Software Rechnungen, die per E-Mail eingehen und per Smartphone oder Tablet gescannt werden. Das Ablegen der Dokumente erfolgt übersichtlich in einer zentralen Belegverwaltung. GetMyInvoices ermöglicht die Synchronisierung der Rechnungen mit anderen Systemen, Online-Buchhaltungen und Steuerberatern. Darüber hinaus können die Belege per E-Mail, FTP oder WebDav in Buchhaltungsprogramme und Dokumenten-Management-Systeme übertragen werden. Die Lösung ist intuitiv zu bedienen und teamfähig. Anwender profitieren von mehr Übersicht, weniger Aufwand bei der Buchhaltung sowie mehr Zeit für unternehmerische Ideen. GetMyInvoices ist in fünf Leistungsumfängen erhältlich: Essential, Small, Standard, Professional und Enterprise. Weitere Informationen: www.getmyinvoices.com
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