Wird ein Oracle Audit durch Restrukturierung der IT ausgelöst? Die unabhängigen Experten von ProLicense beraten bei einem Oracle Audit.
Bei einem Oracle Audit (auch Oracle Lizenzaudit oder Oracle License Review genannt) fragen sich CIOs und Lizenzmanager immer wieder, wie es dazu kam und warum gerade das eigene Unternehmen ausgelost wurde. Hatte man doch in der Vergangenheit regelmäßig neue Oracle Lizenzen gekauft und glaubte an eine intakte Beziehung zwischen Kunde und Hersteller.
Warum kommt es also trotzdem zu einem Oracle Audit?
Diese Frage kann letztlich nur der Hersteller selbst beantworten. Hört man sich jedoch in der Software Asset Management-Szene um, so stellt man fest, dass Oracle Audits auch nach Restrukturierungen der IT des Kunden vermehrt auftauchen. Sehr oft führen diese Restrukturierungen dazu, dass die Oracle Lizenzregeln nicht mehr korrekt befolgt werden. Sicherlich stellt kein CIO ohne intensive vorhergehende Prüfungen die Struktur der eigenen IT um, doch zeigt die Erfahrung, dass immer wieder Lücken auftreten. Dies ist bei größeren Unternehmen insofern verständlich, da Oracle nur einer von vielen Vendoren im Hause des Kunden ist. In der Regel werden 80-90% alle wichtigen Themen und Regeln korrekt umgesetzt, doch der übrig bleibende Rest fällt dem Kunden dann auf die Füße. Mitunter sind es Kleinigkeiten die nicht bedacht werden und dann im Oracle Audit empfindliche Nachzahlungen bedeuten können.
Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Spezialist für Oracle Lizenzierung, dazu: „Der Hersteller erfährt über vielfältige Wege von der Umstrukturierung. Sei es über Hardware-Käufe, Outsourcing, Support-Anfragen, über den Vertrieb oder andere Kanäle. Wenn es dann aus seiner Sicht plausibel erscheint, dass eine Non-Compliance vorliegen könnte, erhält der Kunde die Ankündigung für ein Oracle Audit.“ Dann zeigt sich, wie gut im Vorfeld geplant wurde.
„In vielen Gesprächen mit CIOs und Lizenzmanagern zeigt sich immer wieder, dass zu wenig Augenmerk auf die feinen Details der Oracle Lizenzierung gelegt wird. Das rächt sich, wenn es nach Umstrukturierungen in der IT, dann zu einem Oracle Audit kommt“, verdeutlicht Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, einem neuen Startup-Projekt der ProLicense für den radikalen Erfahrungsaustausch in Sachen Software Audits. „Eigentlich war man nach der anstrengenden Umstrukturierung in Feierlaune und ein Software Audit wünscht sich dann niemand“, so Oberg weiter.
Für den Kunden bestehen verschiedene Wege, sich entsprechend vorzubereiten. Zum einen empfiehlt es sich immer wieder externe Spezialisten für Oracle Lizenzierung bereits bei der Planung der neuen IT-Strukturierung mit einzubinden. Auf der anderen Seite ist es jedoch auch mit viel Verhandlungserfahrung möglich, eine sogenannte „Frozen Time“, also ein Zeitraum in dem der Kunde vor Software Audits sicher ist, zu vereinbaren. Jeder Vendor wird sich jedoch im Nachgang die Nutzung seiner Software durch den Kunden genau ansehen wollen. Hat man entsprechend sauber gearbeitet, stellt dieser True Up jedoch kein Problem dar. Zudem kann ein Kunde auch die geplanten Umstellungen im Vorfeld von dem Vendor absegnen lassen. Vieler Hersteller – auch Oracle – bieten dazu eigene Services an. Die Frage ist jedoch, ob hier immer die kostengünstigste Variante der Lizenzierung gewählt wird.
„Uns geht es stets um Compliance 2.0 – Compliance bei minimalen Kosten. Letztlich kann man die Sache mit einer verbindlichen Anfrage beim Finanzamt vergleichen. Auch hier wird der Kunde immer auf den Rat eines unabhängigen Steuerberaters Wert legen und sich nicht von einem Betriebsprüfer beraten lassen“, erklärt Markus Oberg, der als Chairman der Lighthouse Alliance bereits viele intensive Gespräche mit Mandanten über die Auslöser von Software Audits geführt hat.
In der Praxis bestehen viele Auslöser eines Oracle Audits. Die Restrukturierung der eigenen IT scheint einer dieser Audit-Trigger zu sein.
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Die ProLicense GmbH berät Oracle-Kunden seit Jahren zum einen bei Compliancefragen und zeigt Unternehmen zum anderen Wege auf, wie Softwarekosten signifikant gesenkt werden können. Gerade bei den genannten Audits besitzt ProLicense eine besondere Expertise. Die beiden Gründer von ProLicense (Rechtsanwalt Sören Reimers und Diplom-Kaufmann Christian Grave) haben jeweils mehr als acht Jahre in verschiedenen Positionen bei Oracle gearbeitet und kennen sich in allen Lizenz-Fragen zu Oracle-Software tiefgehend aus. Insgesamt besitzen die Berater von ProLicense kumuliert mehr als 80 Jahre Erfahrung in der Tätigkeit beim Hersteller Oracle. ProLicense ist ein vollständig unabhängiges Beratungsunternehmen, erhält keine Vergütungen von Oracle und bezieht keine Kickbacks von anderen Softwarevertrieben. Die Vergütung der ProLicense GmbH erfolgt in der Regel erfolgsbasiert direkt vom Kunden.
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Author: PM-Ersteller
