Das erwartet Sie in der neuen FLOWFACT 2017
Folgende Änderungen wurden in dieser Version durchgeführt
Neue Funktion: Neues Oberflächen-Design
FLOWFACT Performer CRM 2017 erscheint in neuem Look. Die Oberfläche ist flat gestaltet und hat eine neue Icon-Welt erhalten. Dadurch integriert sie sich in aktuelle Systemumgebungen.
Neue Funktion: Editor runderneuert
Der in Aktivitäten und speziell für die E-Mail-Erstellung verwendete Editor ist komplett erneuert worden. In der aktuellen Version unterstützt er aktuelle HTML-Standards. Darüber hinaus ist zu einem Höchstmaß sichergestellt, dass die Darstellung in der Bearbeiten- und in der Vorschau-Ansicht übereinstimmen. Durch Einsatz aktueller Technik, konnte zudem die Geschwindigkeit von Teilfunktionen beschleunigt werden.
HINWEIS: Die Verarbeitung und Darstellung innerhalb des Editors entspricht aktuellen HTML-Standards (HTML5). Um ein optimales Ergebnis in der Darstellung zu erhalten ist es wichtig, dass Vorlagen und Signaturen ebenfalls aktuellen HTML-Standards genügen. Eine entsprechende Überprüfung findet beim Update statt.
Neue Funktion: Einfügen von Tabellen
Mit dem neuen Editor ist es möglich bequem Tabellen einzufügen. Dabei unterstützt die Funktion den Anwender direkt bei der Definition der gewünschten Anzahl von Tabellenzeilen und -spalten. Zudem kann der Tabelle eine Überschrift gegeben und einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen farblich gestaltet werden. Um die Handhabung noch einfacher zu gestalten, werden auch bei Tabellen ohne definiertem Rahmen Hilfslinien angezeigt, sobald sich der Cursor innerhalb der Tabelle befindet.
Neue Funktion: Formatierungsoptionen beim Einfügen von Text
Wenn innerhalb des neuen Editors Text über die Zwischenablage reinkopiert wird, dann besteht nun die Möglichkeit vorhandene Textformierungen wahlweise zu übernehmen oder zu entfernen.
Neue Funktion: Übernahme von E-Mail-Inhalten beim Antworten mit Vorlagen
Bisher wurden bei der Verwendung von Vorlagen bestehende E-Mail-Inhalte überschrieben. Dies ist nun nicht mehr der Fall: Auch beim Antworten unter Verwendung einer Vorlage bleibt der Inhalt der Ursprungs-E-Mail erhalten. So lassen sich Verlauf und CI vereinen. Zudem wird nun standardmäßig beim Antworten und Weiterleiten direkt die Default-E-Mail-Vorlage verwendet.
Neue Funktion: Übernahme von Inhalten in Vorgangsaktivitäten
Bei Erstellung einer Vorgangsaktivität wird jetzt automatisch eine horizontale Linie ergänzt, welche den ursprünglichen Inhalt der Aktivität von den zusätzlich im Vorgang hinzugefügten Informationen trennt.
Neue Funktion: Vereinfachungen im Bereich E-Mail
Bei eingehenden E-Mails kann die „Von-Adresse“ nun Bedarf auch mittels Kontextmenü (Rechte Maustaste) herauskopiert werden.
Der Maildienst gibt nun die Priorität der Aktivität an die E-Mail weiter – so kann diese in einem Empfängersystem entsprechend dargestellt werden, wenn sie dort ausgewertet wird.
Der Anzeigename beim E-Mail-Versand kann jetzt selbst definiert werden. So ist es z.B. möglich hier Ihren Firmennamen auszugeben, anstatt den Namen des einzelnen Benutzers.
E-Mails, die versehentlich ohne Anhang verschickt werden, gehören nun der Vergangenheit an. Ab sofort erhält der Anwender einen Hinweis, wenn in einer E-Mail Wortlaute enthalten sind, die auf einen Dateianhang hindeuten, aber keine Datei der E-Mail hinzugefügt ist.
Versendete E-Mails, die kein Betreff haben gehören der Vergangenheit an. Soll nun eine E-Mail versendet werden, die kein Betreff hat, so erhält der Anwender einen entsprechenden Hinweis.
E-Mail abgeschickt oder nicht? Nun gibt es einen weiteren E-Mail-Ordner „Entwürfe“. Dort befinden sich alle E-Mails, die noch nicht zum versenden markiert wurden. Ist der Ordner mit bereits verjährten E-Mails gefüllt, dann können diese einfach wie gewohnt zum Löschen markiert werden und erscheinen dann nicht mehr im Ordner „Entwürfe“.
War ein bestimmter Empfänger nun im Verteiler oder nicht? Das kann nun noch einmal überprüft werden. Mit Klick auf das „An-Feld“ steht die Funktion zur Verfügung, eine Auflistung aller Empfänger-Adressen angezeigt zu bekommen.
Werden die Informationen zu einer Immobilie archiviert, so wird das Datum der Archivierung nun automatisch in der Feldart „Archiviert am “ (ehemals „Archivieren am“) festgehalten.
Damit auf den gängigen Immobilienportalen die Exposetexte nicht abgeschnitten dargestellt werden, wurde in den Exposetexten eine Zeichenzählfunktion eingeführt. Diese lässt erkennen, wann die überwiegend akzeptierte Anzahl von 2000 Zeichen überschritten ist.
Bei der Zuordnung von Immobilien zu Portalen können jetzt auch Massenaktionen durchgeführt werden. Dazu einfach die Checkbox in der Kopfzeile entsprechend setzen.
Neue Funktionen: Vereinfachungen für mehr Übersicht und Datenqualität
Zur besseren Übersicht werden archivierte Daten ausgegraut dargestellt.
Nach Neuanlage von Ansprechpartnern in Adressen oder Untereinheiten in Immobilien, wird die Hierarchie direkt aktualisiert, so dass der neue Datensatz direkt sichtbar ist.
Bei Anlage eines neuen Termins werden direkt die im System vorhandenen Terminarten angeboten.
Wird nun in einem Termin das Datum geändert, so werden die Angaben des „Bis-Datums“ und der Wiedervorlage automatisch entsprechend angepasst.
Neue Funktionen: Aktivitätenpreview
Die Aktivitätenvorschau folgt jetzt der üblichen Leserichtung. Die wichtigen Informationen und Inhalte aus dem Notizfeld sind durch die neue Anordnung direkt ohne scrollen sichtbar.
Innerhalb des Betreffs der Aktivitätenvorschau erscheint ein Hinweis wenn der Betreff nicht gefüllt ist.
Neben der neuen Anordnung wurde insbesondere mehr Funktionalität direkt auch in die Vorschau gelegt. Durch einen Hover über die verknüpften Adressen lassen sich die bevorzugte Kontaktart sowie alle weiteren erlaubten Kontaktarten anzeigen. Die Möglichkeit mittels dieser Informationen direkt eine neue E-Mail zu erzeugen oder ein Telefonat zu starten sind ebenfalls gegeben.
Neue Funktion: Termineinladungen inklusive Benutzersignatur
Alle E-Mails rund um die Termineinladung nutzen nun die E-Mail Signatur des gültigen Benutzers. Damit ist sichergestellt, dass auch Termineinladungen den rechtlichen Anforderungen an E-Mail-Kommunikation gerecht werden.
Neue Funktion: Vorlagenverwendung für Termineinladungen
Sie wollen auch Besprechungseinladungen Ihrem CI entsprechend gestalten? Oder einen persönlichen Einladungstext verwenden? Ab sofort kann für die einzelnen E-Mails (Einladung, Absage, Update etc.) jeweils eine entsprechende Vorlage verwendet werden und damit das Aussehen und der Inhalt beeinflusst werden.
Neue Funktion: Betreff selbst definieren
Durch die Verwendung von Vorlagen für die Terminabstimmungs-E-Mails kann jetzt auch der Betreff z.B. der Einladungs-E-Mail beeinflusst werden. Durch die Verwendung der FLOWFACT-Platzhalter lässt sich so z.B. ein Bezug zum Betreff der Besprechung herstellen.
Neue Funktion: Intelligenter Umgang mit internen Teilnehmern
Bisher wurden in einem FLOWFACT-System eingehende Einladungen an mehrere Mitarbeiter völlig getrennt voneinander betrachtet. Dies führte zu mehreren parallel liegenden Terminen. Dies gehört nun der Vergangenheit an. Wenn jetzt mehrere Kollegen auf denselben Termin eingeladen werden, wird nur noch ein Termin im FLOWFACT-Kalender angezeigt. Jeder Teilnehmer aus dem gleichen FLOWFACT-System wird nun mit dem Merkmal auf den Originaltermin hinzugefügt, statt seinen eigenen Termin zu erhalten. Zudem kann er seinen entsprechenden Teilnahme-Status setzen.
Neue Funktion: Unterscheidung von Besprechungseinladungen und Terminzusendungen
Reine Terminzusendungen ohne Einladung, wie z.B. ics- Dateien nach Flug- oder Bahnbuchungen, werden nun separat angezeigt. Es können beliebig viele dieser Termine dargestellt werden und Sie können jeden separat oder alle gemeinsam direkt in den Kalender übernehmen. Diese Termine sind normale FLOWFACT-Termine ohne Einladungsfunktion.
Neue Funktion: Terminabstimmung im Namen anderer
Sie führen häufig die Terminabstimmung für Kollegen durch? Das geht mit dem neuen Terminworkflow ganz einfach. Wenn Sie grundsätzlich bereits über das Recht verfügen im Namen anderer E-Mails versenden zu dürfen, dann können Sie auch in deren Namen als Terminorganisator auftreten oder in deren Namen Einladungen beantworten.
Die Bereiche der Termineinladung sind nun druckbar.
Sie haben bereits eine Teilnehmerliste erstellt oder führen mit einem bestimmten Teilnehmerkreis regelmäßig Besprechungen durch? Dann ist es nun möglich Personen von Verteilern oder auch der gerade geöffnete Adressliste direkt als Teilnehmer einer Besprechung hinzuzufügen.
Die Adressdaten von hinzugefügten Teilnehmern können jetzt auch per Klick direkt im Adressfenster geöffnet werden. So lässt sich schnell kontrollieren, ob die richtige Person ausgewählt wurde.
Improved: Verbessertes Handling von Links im Editor
Links werden bei der Eingabe im neuen Editorfenster direkt erkannt und entsprechend vervollständigt. Zudem können sie in der Vorschau direkt im externen Browserfenster oder auch in der Bearbeiten-Ansicht mittels Strg. + Klick geöffnet werden.
Besseres Handling von Farben
Ihre CI-Farben sollten am besten in Ihren E-Mail-Vorlagen definiert werden. Sollten Sie aber zum Beispiel auch Ihre internen Nachrichten im CI gestalten wollen, so können Sie die entsprechende Farbe im Editor definieren. Neu dabei ist, dass Sie die definierte Farbe im Menü sehen und diese auch über FLOWFACT-Sitzungen hinweg gespeichert wird.
Verbessertes Handling von Bildern
Eingebettete Bilder können komfortabel aus dem Editor herauskopiert werden, um sie an anderer Stelle weiter zu verwenden. Zudem werden eingebettet Bilder nicht mehr als Anhänge angezeigt. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass beim Antworten und Weiterleiten keine Bilder mehr verloren gehen.
Verbessertes Handling von Bildern
Eingebettete Bilder können komfortabel aus dem Editor herauskopiert werden, um sie an anderer Stelle weiter zu verwenden. Zudem werden eingebettet Bilder nicht mehr als Anhänge angezeigt. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass beim Antworten und Weiterleiten keine Bilder mehr verloren gehen.
Neue Rechtschreibprüfung
Die neue Rechtschreibprüfung ist nicht mehr an Microsoft Word gekoppelt. Daher ist auch kein geöffnetes Word nötig, um die entsprechende Kennzeichnung und das Vorschlagswesen zu erhalten.
Speicherung persönlicher Einstellungen
Das aktuelle Bedienmenü ist auf die meistgenutzten Funktionen beschränkt. Wenn zusätzliche Funktionen benötigt werden, kann das Menü bei Bedarf ein- oder ausgeklappt werden. Ob das Menü ein- oder ausgeklappt ist wird dabei pro Benutzer und über FLOWFACT-Sitzungen hinweg gespeichert.
Ebenso werden ausgewählte Farben und Schriftarten über Sitzungen hinweg gespeichert. Aktivitäten, die im Plaintext-Format sind, werden automatisch in der über die Gui.ini definierten Anzeigeschriftart dargestellt, so kann die Plaintext-Darstellung auch in der CI-Schriftart erfolgen.
Neue Aktivitäten werden nun standardmäßig zunächst im HTML-Modus erstellt. Somit ist z.B. das farbliche Hervorheben von Textbestandteilen in internen Nachrichten direkt möglich ohne erst von Plaintext-Modus in den HTML-Modus wechseln zu müssen.
Bei Hinzufügen des „Datums-Stempels“ in eine eingehende E-Mail, wird jetzt automatisch eine zusätzliche Zeile oberhalb ergänzt, um die visuelle Trennung vom ursprünglichen Inhalt deutlicher zu machen.
Den Versand von E-Mails auf einen bestimmten Zeitpunkt zu terminieren ist bereits eine Standardfunktion – jetzt kann die Auswahl des entsprechenden Datums bequem per Datumspicker erfolgen.
Per Platzhalter kann jetzt auch auf die weiteren E-Mail-Adressen einer Adresse zugegriffen werden „Damit sich Anwender besser zurechtfinden, wurden einige Umbenennungen in der Oberfläche vorgenommen. Dies sind im Einzelnen: – Internetbörsen => Portalübertragung – eMakeln => Portale – Stand.Schnittstelle => Portalverwaltung – Übersicht => Übersicht – Verzweigen => Anzeigen“
Wie viele Immobilien wären nach der nächsten Übertragung zu einem Immobilienportal nun dort online? Diese Frage haben sich viele Anwender gestellt. Nun wird die entsprechende Anzahl in der Übersicht dargestellt.
Zusätzliche Sicherheitsabfrage bei Massenaktionen auf Immobilien-Datensätze sorgen für mehr Schutz vor versehentlichen Änderungen. In der Portalübertragungs-Übersicht wird die letzte Übertragung nach JJJJ.MM.TT sortiert
Die Funktion „Archiv einbeziehen“ im Suchdialog wurde so angepasst, dass dort geänderte Einstellungen nur für die jeweils durchgeführte Suche gelten. Beim nächsten öffnen des Suchdialogs wird wieder die Einstellung genommen, die unter „Ansicht“ grundsätzlich ausgewählt ist.
Bei der Funktion „Kontakt kopieren“ werden nun die maximal zur Verfügung stehenden Daten ausgegeben. D.h. wenn Angaben zum Postfach gefüllt sind, werden dennoch auch die Daten zur Anschrift ausgegeben, sofern sie vorhanden sind.
Die Funktion „Löschen“ kann nun grundsätzlich auch direkt in der Wiedervorlage verwendet werden. So müssen Anwender, die zum Löschen berechtigt sind nicht mehr erst in den Bearbeitungs-Modus einer Aktivität gehen.
In der Adresshierarchie werden jetzt auch die Vornamen mit angezeigt – so lassen sich benötigte Ansprechpartner noch besser identifizieren Das Anlagedatum wird zusätzlich mit Uhrzeit angezeigt
Sie kopieren manchmal Telefonnummern, E-Mail- und Internetadressen in die Adressdaten Ihrer Kunden hinein? Zum Teil versteckten sich noch Leerzeichen in den Daten, die ein direktes Verwenden der Telefonie oder E-Mail-Funktion blockierten. Unnötige Zeichen werden nun automatisch entfernt und so die Datenqualität erhöht.
Rechte auf einen Datensatz vergeben und dann selbst keine Zugriff mehr? Dies ist nun nicht mehr möglich. Der Anwender wird in Zukunft davor geschützt sich selbst die Rechte auf einen Datensatz zu entziehen.
Improved: Aktivitätenpreview
In der neuen Aktivitäten Vorschau gibt es eine Übersicht über alle Merkmale, die auf der Aktivtät sind. Die Merkmale sind zudem farbliche voneinander abgehoben, wenn für sie unterschiedliche Farben hinterlegt sind.
Dateianhänge sind in der Aktivitäten Vorschau direkt anklickbar und Dateiendungen sind auf jeden Fall sichtbar – auch wenn der Dateiname länger ist als der verfügbare Platz.
Improved: FLOWFACT um ungenutzte Funktionen bereinigt
FLOWFACT bietet viele Funktionen und Nutzen – aber nicht alles muss täglich im Fokus sein. Daher wurde die Ribbon von Performer CRM 2017 auf die meistgenutzten Funktionen reduziert. Nicht zuletzt in der Einarbeitung spart dies Zeit. Anwender, die eine Funktion vermissen, können sich diese bei Bedarf im jeweiligen Fenster unter „Meine Funktionen“ ergänzen.
In der aktuellen Version wurden Funktionen, die thematisch zusammengehören auch zusammen in der Ribbon platziert. So entfällt wiederholtes Suchen an unterschiedlichen Stellen und die Bedienleiste wird noch übersichtlicher.
Improved: Erweiterungen und Verbesserungen Terminworkflow mit iCAL
Es können nun direkt mehrere Teilnehmer auf einmal in dem Adressauswahl-Dialog ausgewählt und einer Besprechung hinzugefügt werden. Mehrfaches Schließen und Öffnen des Adressauswahl-dialogs entfällt damit.
Die Ladegeschwindigkeit der Termineinladungsbereiche wurde stark verbessert.
Wenn Sie mehrere E-Mail Konten besitzen und eine Einladung erhalten, wird nun immer mit der E-Mail Adresse geantwortet, auf welche Sie auch eingeladen wurden.
Die Verarbeitung der Termineinladungsdaten wurde stark verbessert. Dadurch werden auch keine technischen Informationen zu der Einladung mehr in das Notizfeld der Aktivität geschrieben.
Die Oberflächen wurden überarbeitet um eine bessere Bedienung zu ermöglichen.
Die Kompatibilität zu sehr vielen E-Mail Clients und Formaten wurde verbessert – insbesondere zu Exchange Server und Outlook.
Improved: Verbesserungen im Zusammenspiel von iCAL-Terminworkflow und ExchangeServer
Termine zu denen Sie eingeladen wurden, welche Sie aber noch nicht beantwortet haben werden nicht mehr synchronisiert.
Sobald Sie einer Einladung antworten, wird die Einladung im jeweils anderen System gelöscht. Somit können keine doppelten Termine mehr entstehen.
Fixed: Platzhalter vom Typ Adresse aus den Projekten werden wieder ersetzt.
Fixed: Bei einer Neuinstallation stürzt FLOWFACT nicht mehr ab, wenn man auf Administrator klickt ohne einen Nutzer freigeschaltet zu haben.
Fixed: Bei Anhängen aus Aktivitäten, die bereits geöffnet sind, erscheint nicht mehr die Meldung „Ordner nicht gefunden“.
Admin: Bei der Anlage und Vergabe von Abteilungsnummern ist nun sichergestellt, dass diese ausschließlich aus Zahlen bestehen und keine führende 0 gesetzt ist. So werden Folgefehler im Betrieb vermieden.
Mehr Informationen finden Sie hier: Mehr Infos zu FLOWFACT
2017
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