Kunden können sich auf fristgerechte Umsetzung der neuen Verordnung verlassen
Schwalbach, 08.11.2017 Mit Wirksamwerden der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018 kommt auf Dienstleister in der Personalwirtschaft eine Reihe neuer Anforderungen zu. Die neue Verordnung, deren Ziel es unter anderem ist, die Rechtsprechung europaweit zu vereinheitlichen und an die fortschreitende technologische Entwicklung anzupassen, nimmt Unternehmen und Dienstleister beim Schutz personenbezogener Daten mehr in die Verantwortung. Um im Sinne seiner Auftraggeber alle Anforderungen zu erfüllen, hat der Personaldienstleister abresa GmbH rechtzeitig Vorkehrungen getroffen.
Seit Beginn der Übergangsfrist vor zwei Jahren begleitet, dokumentiert und kontrolliert Thomas Fletschinger, Geschäftsführer der Auxilium Managementberatung in Mühltal, als externer Datenschutzbeauftragter alle datenschutzrelevanten Verträge und Vorgänge des auf Personalwirtschaft spezialisierten IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmens abresa. „Mit der zunehmenden Digitalisierung haben auch die Anforderungen an den Datenschutz in den letzten Jahren immer mehr zugenommen. Das kann man nicht mehr nebenbei machen“, erklärt abresa Geschäftsführer Günter Nikles. Der Mittelständler hat sich daher bereits im Mai 2016 externe Expertise ins Haus geholt. Für abresa Kunden ist somit sichergestellt, dass der Dienstleister alle datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt.
Mit externer Expertise alle relevanten Prozesse eingeführt
Die Verordnung, die mit Wirksamwerden in allen EU-Mitgliedsstaaten geltendes Recht wird, beinhaltet mehr Dokumentationspflichten auf Seiten des mit der Datenverarbeitung beauftragten Unternehmens und sieht deutlich höhere Bußgelder vor. „Durch die Übergangsfrist hatten wir gemeinsam mit dem externen Partner genügend Zeit, die neuen Prozesse sowie die notwendigen technologischen und organisatorischen Maßnahmen zu etablieren“, so Nikles.
Damit sieht sich der IT-Dienstleister gut gerüstet, um bereits im März oder April, also noch vor dem endgültigen Wirksamwerden der Verordnung im Mai nächsten Jahres, alle neuen Vorgaben erfüllen und entsprechende Zertifizierungen (IT und Datenschutz) erlangen zu können. „Anforderungen, welche von unseren Kunden massiv nachgefragt werden“, betont Nikles.
Sorgfältige Auswahl des Dienstleisters
Ebenso legt das Schwalbacher Unternehmen bei der Auswahl seiner externen Dienstleister höchsten Wert darauf, dass sie die Verordnung erfüllen. „Im Personalbereich haben wir es mit hochsensiblen Daten zu tun“, so der Unternehmer. Einige Kundendaten liegen auf deren eigenen Servern. Etwa die Hälfte der abresa Kunden aber entscheidet sich für das komplette Outsourcing-Angebot der IT-Experten inklusive des Hostings aller Mitarbeiterdaten. In diesem Fall arbeitet abresa mit dem Rechenzentrumsdienstleister Freudenberg IT zusammen, der seit vielen Jahren durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young umfassend zertifiziert ist. Die neue Verordnung sieht vor, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben haften. „Umso wichtiger wird die Wahl des richtigen Partners, sowohl für unsere Kunden, als auch für uns“, so Nikles.
Die abresa GmbH, Schwalbach, ist ein mittelständisches Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen für die Personalwirtschaft, das sich auf SAP HCM-Services, HCM-Beratung und HCM-Outsourcing spezialisiert hat. Die Leistungen reichen von der Beratung und Konzeption der SAP-Lösung bis hin zur Realisierung und Integration. Das Unternehmen wurde 2004 gegründet und beschäftigt heute 48 Mitarbeiter. Viele der abresa-Berater blicken auf eine langjährige Tätigkeit als Personalleiter, Leiter Personalverwaltung oder Leiter Abrechnung zurück. Das Unternehmen ist branchenübergreifend tätig. Zu den Kunden zählen mittelständische und große Unternehmen u.a. aus den Bereichen Lebensmittelwirtschaft, Produktion, Finanzwirtschaft, Automobil oder Chemie. Die abresa GmbH ist Mitglied der DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V.).
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