Reisekosten-Gorilla räumt auf mit dem Belegechaos und macht die Reisekostenabrechnung zum Kinderspiel.

Der Reisekosten-Gorilla sagt der Bürokratie in deutschen Mittelstandsbüros den Kampf an – schließlich reichen 45% der Geschäftsreisenden ihre Reisekosten heute noch in Papierform ein.

Bild Reisekosten-Gorilla.com ist ein Online-Tool zur einfachen Reisekostenabrechnung, das mit sperrigen Bedienungsoberflächen und umständlichen Prozessen aufräumt. Die Software-as-a-Service-Lösung richtet sich an Kleinunternehmen und Mittelständler mit häufiger Reisetätigkeit sowie Beratungsfirmen, Ingenieursbetriebe, Außendienstler, aber auch Startups, die interne Prozesse verschlanken wollen.

Der Reisekosten-Gorilla wurde gegründet von Robert Glaser, Tim Keller, Roman Stranghöner und Jan Nikolai Trzeszkowski – vier befreundeten Kollegen einer IT Beratung, die genervt waren vom bürokratischen Aufwand ihrer monatlichen Reisekostenabrechnung. „Besonders ärgerlich war es, am Ende des Monats festzustellen, dass man nicht alle Belege abgegeben hatte und im schlimmsten Fall auf den Kosten sitzen blieb“, erinnert sich Jan Nikolai. Reisekosten wurden, wie bei vielen Firmen, umständlich händisch zugeordnet und an ein Excel-Formular angeheftet. Auf der Suche nach bestehenden Reisekosten-Tools fanden Sie heraus, dass diese meistens umständlich in der Bedienung waren, oder nicht auf das deutsche Steuersystem ausgerichtet. Im gemeinsamen Surf-Urlaub kamen sie dann auf die Idee: „Dafür muss es doch eine bessere Lösung geben. Warum bauen wir die nicht einfach selbst?“ meinte Robert.

Gesagt getan. Die Lösung ist bereits seit über einem Jahr bei ihrem Arbeitgeber innoQ in Gebrauch und wurde basierend auf dem Feedback der 100 Mitarbeiter aus der IT Beratung kontinuierlich weiterentwickelt und nun zur Marktreife gebracht. Doch innoQ nutzt die Lösung nicht nur als einer der ersten Kunden, sondern unterstützt die Gründung seiner vier Mitarbeiter auch aktiv mit. Stefan Tilkov, Geschäftsführer von innoQ erklärt: „Uns ist es lieber unternehmerisch denkende Mitarbeiter und ihre Ideen zu fördern, statt ihnen die Gründung zu erschweren und sie so eventuell zu verlieren. Daher unterstützen wir den Reisekosten-Gorilla in der Startphase auch finanziell bis er auf eigenen Füßen stehen kann“.

Das Problem mit der Reisekostenabrechnung ist kein Einzelfall. Laut der Studie „Business and Travel Technology“ ist der dafür benötigte Zeitaufwand ein großes Ärgernis für Geschäftsreisende: 22 Minuten braucht ein Geschäftsreisender im Schnitt für die Abrechnung einer dreitägigen Reise. Kein Wunder, wenn man bedenkt, dass in Deutschland noch 45% der Angestellten ihre Reisekosten in Papierform einreichen. Viel zu viel findet Roman: „Seine Zeit kann man schließlich auch mit sinnvolleren und weniger quälenden Aufgaben verbringen.“ „Unsere Nutzer konnten dank Reisekosten-Gorilla die Zeit für den Reisekostenaufwand im Schnitt halbieren“, freut sich Robert.

Möglich ist dies dank einiger komfortabler Funktionen: „Das Lieblings-Feature unserer Nutzer ist der Mail-In“, erklärt Tim. „So können digitale Belege, wie Bahnfahrten oder Flüge direkt per E-Mail an den Reisekosten-Gorilla weitergeleitet und besonders schnell erfasst werden“. Außerdem können Kunden mit Airplus-Firmenkreditkarte ihre Kreditkartendaten direkt in das Tool importieren. Kilometer- und Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet. Auch das Backoffice profitiert von einer eigenen Backoffice-Ansicht zur besseren Übersicht über die Team-Reisekosten mit diversen Filter- und Export-Optionen. Abschließend betont Jan Nikolai: „Wir haben den Reisekosten-Gorilla „mobile first“ entworfen, d.h. zunächst mit dem Handybildschirm im Kopf“. So kann der Taxibeleg gleich von unterwegs mit dem Smartphone erfasst werden – und geht nicht mehr im Belegechaos verloren.