Hier findest du die häufigsten Gründe, warum du jeden Tag in einer Besprechung sitzt und wie du deinen Terminplan in den Griff bekommen kannst:
#1 Vermeide den Meeting-FOMO
Einer der häufigsten Gründe, warum wir an zu vielen Meetings teilnehmen, ist Meeting-Fomo.
Meeting-FOMO steht für Fear of Missing Out. Als Meeting-Teilnehmer machen wir uns Sorgen, dass unsere Kollegen uns verurteilen, wenn wir nicht jede Einladung annehmen.
Der ideale Arbeitnehmer nimmt an allen Meetings teil und folglich auch an zu vielen Meetings.
Vorgesetzte sehen oftmals Facetime als Ersatz für Engagement verwenden oder wenn sie es versäumen, die Meinung abwesender Mitarbeiter in Meetings zu vertreten.
Mitarbeiter können die FOMO-Angst überwinden, indem sie ihren Wert und ihr Engagement außerhalb von Besprechungen demonstrieren. Sie leisten dann ihren Beitrag vor der Besprechung und müssen nicht zwingend am Meeting teilnehmen.
Vorgesetzte sollten ihr Führungsverhalten diesbezüglich anpassen. Facetime ist nicht der Ersatz für Engagement. Der Fokus sollte verstärkt auf den Arbeitsergebnissen liegen.
Die FOMO-Angst kann auch die Organisatoren betreffen. Dies führt dann zu übermäßig aufgeblähten Einladungslisten.
Organisatoren können die FOMO-Angst leicht überwinden. Frage die Teilnehmer vor der Besprechung um Rat hinsichtlich des Teilnehmerkreises und melde dich nach der Besprechung bei den wichtigsten Interessengruppen. Damit stellt du sicher, dass diese die benötigten Informationen erhalten, ohne am gesamten Meeting teilnehmen zu müssen.
Als Moderator des Meetings kannst du ebenfalls einen wichtigen Beitrag leisten, die FOMO-Bedenken der Teilnehmer zu zerstreuen:
Kommuniziere klar, wenn einige Mitarbeiter nicht dabei sind.
Mache deutlich, dass du ihren Rat zu schätzen weißt und du sie nur deshalb nicht auf die Liste gesetzt hast, weil ihre Zeit für andere Prioritäten genutzt werden muss.
Vor allem aber solltest du darauf achten, dass du die Teilnahme an Besprechungen nicht bewusst oder unbewusst als Maßstab für deren Engagement nimmst.
#2 Schaffe eine neue Meeting-Kultur für dein KPI-Controlling
Manchmal werden Besprechungen als Hilfsmittel zur Einhaltung von KPIs eingesetzt. Mit diesem KPI-Controlling soll sichergestellt werden, dass die Teilnehmer ihre Zusagen einhalten.
Ein solcher Termin kann ein wirksamer Motivator sein. Derartige Besprechungen sind im Kern oft unnötig. Die Mitarbeiter berichten lediglich darüber, wie sie das vereinbarte Ziel erreicht oder nicht erreicht haben.
Ein besserer Weg für das laufende Controlling vos KPIs sind regelmäßige Scrum-Meetings. Hier berichtet das Team in einer transparenten und effizienten Struktur. Das Scrum-Board zeigt dem verantwortlichen Manager die KPIs gegliedert nach To Do`s, Doing und Done.
Als Führungskraft solltest du daran denken, welche Opportunitätskosten mit Meetings verbunden sind. Wie viel kostet ein wöchentliches Meeting? Und wie hoch sind die persönlichen Kosten?
#3 Neue Meeting-Kultur: Lasse den Mere Urgency Effect hinter dir
Wenn wir die wichtigen Themen nicht anpacken können oder wollen, dann kann die Erledigung scheinbar dringender -aber eigentlich unwichtiger- Aufgaben eine gewisse Erleichterung bringen.
Man spricht hier auch vom Mere Urgency Effect. Wenn wir an Besprechungen teilnehmen, haben wir das Gefühl, etwas erreicht zu haben. Folglich sagen wir diese Meetings nur ungern ab, selbst wenn diese objektiv gesehen nicht so wichtig sind wie unsere anderen Aufgaben.
Die Lösung, um den Mere Urgency Effect zu vermeiden:
Mache die Absage oder die vorzeitige Beendigung von Besprechungen zum Standard. Das gilt insbesondere bei wiederkehrenden Terminen.
Anstatt zu fragen: “Gibt es etwas Neues?”, sage einfach: “Wenn es nichts Neues gibt, sagen wir ab. Dann sparen wir alle eine Stunde.”
Mache es zur Gewohnheit, bei wiederkehrenden Besprechungen zu fragen, ob du das nächste Meeting brauchst.
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