E-Mail-Knigge
Die Nachricht per Mail – das geht doch in der heutigen Zeit so schnell. „Schreiben Sie doch mal eben eine Mail“, heißt es oft. Doch wie war das noch mit der richtigen Anrede? Kann man den akademischen Titel abkürzen oder gar weglassen? Wie kreiert man eine gute Schlussformel? Imageexpertin Nicola Schmidt klärt auf:
Anrede
Auch wenn der Gesprächspartner noch so locker wirkt, ist es keine gute Idee diesen mit „Hallo“ schriftlich anzusprechen. In einer Umfrage sagten vier von zehn Studenten, dass sie ihren Professor mit „Hallo Prof“ ansprechen. Wer da nach der richtigen Anrede sucht, fährt mit „Sehr geehrter Herr Professor Sowieso“ oder mit „Frau Professorin Sowieso“ auf Nummer sicher. Diese förmliche Anrede ist gerade beim schriftlichen Erstkontakt wichtig. Sie zeigt Respekt und Wertschätzung. Später kann man die Grußformel in ein „Guten Tag“ abändern. Die förmliche Anrede wird auch heute noch unter Juristen und in der Wissenschaft angewendet.
Den akademischen Titel in der Anrede komplett wegzulassen ist ein Fauxpas. Das gilt übrigens auch für Adelstitel. Warten Sie, bis der Titelträger Ihnen das Okay gibt. Nur er darf entscheiden, wie er angesprochen, bzw. angeschrieben werden möchte.
Ein „Hallo“, „Lieber“ oder „Hi“ gehört in die Freizeit, nicht jedoch in den beruflichen Alltag. Allerdings: Bei etlichen Start-Ups ist man nicht nur schnell beim „Du“, sondern auch die Anreden werden lockerer.
Branchenunabhängig wird unter Kollegen sich ohnehin sehr oft geduzt und hier ist die Anrede mit einem „Hallo“ sogar an der Tagesordnung.
Inhaltstipps
Eine Mail sollte so kurz wie möglich gehalten werden. Kurze, knappe Sätze, die die Dinge auf den Punkt bringen sind leichter verständlich und werden eher gelesen. Wer stattdessen noch schreibt: „… bestätigen wir in vorbezeichneter Angelegenheit …“ oder „Bezugnehmend auf die oben genannte Angelegenheit…“ kommt heutzutage umständlich und schwer verständlich rüber. Monsterlange umständlich formulierte Sätze passen nicht mer in die heutige zeit. Das Behördendeutsch klingt wie aus dem vorletzten Jahrhundert, oder? Eine Mail darf und sollte ruhig mit einer Bitte oder Aufforderung verknüpft werden, am besten mit einer Zeitangabe. „Bitte senden Sie uns die Unterlagen XY bis dann und dann zu.“ oder „Sind Sie auf unserer Veranstaltung mit dabei? Dann geben Sie uns bitte schriftlich eine Zu- oder Absage bis zum …“
Zum Schluss
Die Schlussformel sollte immer zur Anrede passen, sonst kommt man doch ziemlich unglaubwürdig rüber. Wenn die Anrede mit „Sehr geehrter…“ lautet, dann ist die Verabschiedung „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ auch formell.
Etwas näher wirkt die Schlussformel „Beste Grüße“. Sie kann je nach Situation und Empfänger auch im ersten Kontakt angewendet werden. Auf Nummer sicher geht man, wenn man dem anderen, also dem Leser, den Vortritt lässt. Dann kann es nämlich sein, dass der Empfänger, der Ihnen nun gerade zurückgeschrieben hat, Ihnen „Viele Grüße“ sendet.
„Liebe Grüße“ ist schon sehr nah, haben im Geschäftsleben nichts zu suchen. „MfG“ wirkt schon fast rücksichtslos. Als habe der Verfasser der Mail sich keine Zeit mehr genommen, eine Grußformel auszuschreiben.
Zu guter Letzt: Hinter der Grußformel steht niemals ein Komma oder gar ein Punkt.
Nicola Schmidt – Wirkungsverstärkerin und Stilprofilerin
Nicola Schmidt ist Rednerin, Referentin und Trainerin für die Erfolgsfaktoren Kleidung, Körpersprache und Umgangsformen. Sie hilft ihren Kunden, ihr Image-Konzept zu entwickeln, um als Person auch optisch zu überzeugen. In den unterschiedlichsten Branchen motiviert sie Führungspersönlichkeiten und Mitarbeiter, sich authentisch und kompetent zu kleiden und entsprechend aufzutreten. Gerade wenn die Wirkung auf dem Prüfstand steht und das Image verbessert werden soll.
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Nicola Schmidt Image Impulse
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