In der Vorosterzeit nicht nur körperlich entschlacken
Pullach, 29.2.2016. E-Mail ist für viele Menschen inzwischen mehr Fluch denn Segen. Sie fühlen sich durch die ständig eintreffenden E-Mails gestresst und haben das Gefühl immer weniger zustande zu bringen.
Die Fastenzeit ist eine gute Möglichkeit, seinen E-Mail-Konsum für eine gewisse Zeit lang einzuschränken und sich auf Wesentliches konzentrieren. Das gilt für den privaten E-Mail-Verkehr aber auch für die berufliche E-Mail-Kommunikation. Mit folgenden Tipps schaffen Sie das berufliche E-Mail-Fasten:
1.”Fasten” bedeutet nicht “verweigern”. Es geht nicht darum, bis Ostern keine E-Mails mehr zu bearbeiten, das würde im Beruf auch gar nicht funktionieren, sondern darum, den Konsum ganz bewusst auf das Wertschaffende zu reduzieren und sich dabei darüber klar zu werden, welche Rolle E-Mail im eigenen Leben spielt..
2.Keine beruflichen E-Mails in der Freizeit. Deaktivieren Sie die E-Mail-Funktion Ihres Smartphones. Sichten Sie neue E-Mails weder zu Hause, noch auf dem Weg zur Arbeit oder von der Arbeit. Auch der heimische PC ist für berufliche E-Mails tabu.
3.Keine berufliche E-Mail vor der zweiten Arbeitsstunde. Sichten Sie neu eingetroffene E-Mails erst in der zweiten oder dritten Arbeitsstunde. Solange Sie nicht primär mit dem asiatischen Raum kommunizieren (und die Zeitüberlappung optimal nutzen müssen) wird Ihnen durch diesen Aufschub nichts Wesentliches entgehen.
4.Schalten Sie die akustischen und optischen Signale für den Posteingang ab. Agieren Sie nach der Maxime “Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß”.
5.Sichten Sie neu eingetroffene E-Mails maximal drei Mal pro Tag. Diese Einschränkung gilt nur für neu eingetroffene E-Mails. Sie können jederzeit zur Erledigung Ihrer Aufgaben auf ältere E-Mails zugreifen und auch selbst E-Mails schreiben. Sofern Sie nicht wissen, wie Sie mit Ihrem E-Mail-System (Outlook, Notes, etc.) arbeiten können, ohne dass Sie dabei die neu eingetroffenen E-Mails sehen, lasse Sie es sich zeigen.
6.Verzichten Sie auf jede dritte E-Mail. Schreiben Sie selbst jede dritte E-Mail nicht. Tun Sie entweder überhaupt nichts (Sie werden überraschst sein, wie wenig passiert) oder lösen Sie das Thema anders (z.B. in einem Telefonat). Falls Sie auf die dritte E-Mail nicht verzichten können, lassen sie die vierte E-Mail aus.
7.Gehen Sie gelassen mit Beschwerden um. Rechnen Sie mit mehr oder weniger offener Kritik. Ihre Kommunikationspartner verzichten während der Fastenzeit vielleicht auf Essen und Trinken und sind deshalb unter Umständen gereizt. Seien Sie tolerant. Halten Sie sich vor Augen, dass es sich bei Ihrem E-Mail-Fasten um eine begrenzte Zeit handelt. So lange werden Sie und Ihre Kommunikationspartner das wohl aushalten.
Beobachten Sie genau, was die geänderte E-Mail-Praxis mit Ihnen tut. Sie werden überrascht sein, was sich in Ihnen alles tut.
“Wer seinen E-Mail-Konsum einschränkt, muss sich auf sehr starke Erlebnisse einstellen”, sagt Günter Weick vom E-Mail-Kultur-Spezialisten SofTrust Consulting. “Rechnen Sie beispielsweise damit, dass Ihnen teilweise partout einfallen will, was Sie arbeiten könnten. Das gilt vor allem, wenn Sie morgens die erste Stunde E-Mail-frei halten.” In diesen Situationen darf man nicht der Versuchung erliegen, in den Posteingang zu schauen. “Notfalls setzen Sie sich einfach hin und überlegen, wie ein kürzlich aufgetretenes Problem gelöst werden könnte. Oder Sie gehen zu einem Kollegen und plaudern mit ihm”, so Günter Weick.
Der E-Mail-Spezialist warnt auch vor regelrechten Entzugserscheinungen. “Beim Fasten von Lebensmitteln scheint es einen immer zum Kühlschrank zu ziehen, beim E-Mail-Fasten hat der Posteingang diese Attraktivität. In beiden Fällen ist Durchhaltevermögen und Charakterstärke verlangt”, meint Weick, der auch die Gereiztheit von E-Mail-Fastern aus langjähriger Praxis kennt. Aus Erfahrung weiß Weick, dass die Entzugserscheinungen etwa drei Wochen anhalten. “Bis Ostern werden Sie die Katharsis überstanden haben und den Entzug nicht mehr wahrnehmen”, prophezeit er.
Nach dieser Zeit können die E-Mail-Faster zu ihrem alten Verhalten zurückkehren. Doch die wenigsten tun es nach Weicks Erfahrung. “Wer einmal erlebt hat, wie abhängig er von dem Werkzeug E-Mail ist und dabei gleichzeitig erfahren konnte, wie viel mehr er mit einer vernünftigen E-Mail-Nutzung schafft, der behält bestimmte Elemente des E-Mail-Fastens bei – sei es die private E-Mail-freie Zeit oder die E-Mail-freie erste Arbeitsstunde.”
Information zu SofTrust und Maßnahmen zum besseren Umgang mit E-Mail und anderen elektronischen Kommunikationsmedien gibt es bei SofTrust Consulting. (http://www.softrust.com) E-Mail-Spezialist SofTrust Consulting
SofTrust Consulting ist eine Unternehmensberatung mit Sitzen in Pullach bei München und Villach. Gegründet 1995 hat sich SofTrust Consulting auf die Nutzung moderner elektronischer Medien wie E-Mail, E-Collaboration, Instant Messaging, Wikis, Foren, etc. spezialisiert und ist damit zu diesem Thema der erfahrenste Dienstleister im deutschsprachigen Raum. Die effiziente, sichere und professionelle Nutzung von E-Mail ist ein Schwerpunkt. SofTrust Consulting gestaltet in Organisationsentwicklungsmaßnahmen die gesamte E-Mail-Kultur der Kunden. Die Kunden reichen von kleinen Unternehmen bis hin zu internationalen Konzernen mit mehreren zigtausend E-Mail-Anwendern. Mehr Information unter http://www.softrust.com.
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Author: pr-gateway
