Sie kennen das: Eingangsrechnungen kommen tagtäglich per Post oder auch per Mail ins Unternehmen.
Dann werden Mails oftmals ausgedruckt und die Rechnung geht in Papierform erstmal in die Runde. Da muss der Kollege aus dem Einkauf drüber schauen, dann soll der Lagereingang noch abgehakt werden, ob auch die gelieferte Menge angekommen ist und zu guter Letzt muss der Prokurist die finale Freigabe erteilen, bevor die Rechnung auf dem Schreibtisch in der Buchhaltung landet und final bezahlt werden kann.
Und wenn ein Kollege dann noch krank oder in Urlaub ist, verzögert sich der gesamte Prozess. Dann weiß niemand wo die Rechnung sich gerade befindet und der Zeitraum zum Skontoziehen ist auch längst abgelaufen. Das ist keineswegs befriedigend.
Überblick behalten und Skonto ziehen!
Eine Digitalisierung von Prozessen bietet hingegen für die Eingangsrechnungsverarbeitung viele Vorteile:
– Weniger Papierwust: Rechnungen, die per Post kommen werden digitalisiert.
– Flexible Verarbeitung: Digitale Rechnungen wie pdf-Dateien und auch XRechnungs-Dateien, können verarbeitet werden.
– GoBD-konforme Archivierung: alle Rechnungen werden revisionssicher im Archiv hinterlegt.
– Minimierung von Fehlern: manuelle Übertragungsfehler gibt es nicht mehr. Das Programm macht einen automatischen Abgleich inkl. Plausibilitätsprüfung nach § 14 UstG – ob alle relevanten Daten auf der Rechnung vorhanden sind.
– Rechnung stets im Blick: durch einen Workflow wird die Rechnung den beteiligten Personen digital zur Freigabe weitergeleitet. Stockt es irgendwo, kann direkt gesehen werden bei wem die Rechnung auf dem “Schreibtisch” liegt.
– Suche in Sekundenschnelle: Wird etwas gesucht muss nicht mehr in Papierordnern gekramt werden, sondern eine Stichwortsuche zeigt das gewünschte Dokument in Sekundenschnelle an.
– Skonto immer fristgerecht ziehen: Durch ein Eskalationsmanagement wird festgelegt wie schnell die Eingangsrechnung den Prüfungsprozess durchlaufen muss. So kann die Buchhaltung die Rechnung immer zeitgerecht zahlen und Skontovorteile nutzen.
Mit der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung reduzieren Unternehmen die Durchlaufzeiten und sparen so Zeit und auch Geld.
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