Software Audits sind für Unternehmen riskant und die finanziellen Risiken erheblich. Was sind die grössten Software Audit-Risiken?
Nach wie vor sind Software Audits auf dem Vormarsch. Für den Vendor sind sie sehr lukrativ und bergen auf der anderen Seite für die Unternehmen ein erhebliches Risiko. Untersuchungen gehen davon aus, dass bis zu 85% aller Unternehmen an irgendeiner Stelle bzw. bei irgendeinem Produkt non-compliant sind. Mit Blick auf diese Zahl ist es nicht verwunderlich, dass für die Hersteller ein Software Audit ein probates Mittel geworden ist, um die eigenen Umsätze zu erhöhen. Software Audits sind zu einem Geschäftsmodell geworden und es kursieren im Internet viele Listen, welcher Vendor gerade am meisten auditiert.
Da die finanziellen Risiken bei diesen Software Audits erheblich sind – Millionenbeträge sind auch im Mittelstand keine Seltenheit – fragen sich CIOs und Lizenzmanager immer wieder, was die häufigsten Ursachen für Non-Compliance-Risiken im Software Audit sind. Die Erfahrung hat gezeigt, dass vor allem bei folgenden Themen große Risiken bestehen:
1. Virtualisierung bzw. Änderung der Virtualisierung
Entweder ist keine lizenzrechtlich sichere Lösung mit dem Hersteller verhandelt worden oder diese ist nicht mehr gültig, da der Kunde die Virtualisierung geändert hat und zum Beispiel eine andere Version seiner Virtualisierungs-Software einsetzt.
2. Unbemerkte Änderung der Lizenzbestimmungen oder einzelnen Klauseln
Immer wieder verändern sich Teile der Lizenzregeln. Ein klassisches Beispiel ist die Core-Faktor-Tabelle in Oracle Verträgen. In den Lizenzregeln findet der Kunde an der betreffenden Stelle einen Link zur Homepage. Ändert sich dort etwas, wird es im Unternehmen in der Regel nicht bemerkt.
3. Keine klare Definition bestimmter Sachverhalte in den Lizenzbestimmungen – „graue“ Klauseln
Viele Bestimmungen in Lizenzverträgen sind weder schwarz noch weiß. Sie sind grau und lassen einen mehr oder minder breiten Raum für unterschiedlichste Interpretationen dieser Klauseln. Wenn die Definition des Kunden von der Definition des Herstellers abweicht, kann es bei einem Software Audit teuer werden.
4. Upgrade
Mit einem Upgrade der im Unternehmen eingesetzten Software kann eine Non-Compliance entstehen, wenn bei der Installationsroutine auch neue Lizenzierungsregeln akzeptiert werden. Besonders schwierig wird es für DBA und Lizenzmanager, wenn auf einmal bestimmte Optionen und Packs kostenpflichtig werden, die vorher kostenfrei waren, da man sich im Unternehmen an die kostenfreie Installation und Nutzung gewöhnt hat.
5. Falscher Einsatz der gekauften Software
Viele Software-Produkte werden in einem Unternehmen für einen ganz bestimmten Zweck angeschafft und sind oft darauf maßgeschneidert. Immer wieder kommt es dann in der Zukunft dazu, dass dieser Zweck wegfällt, und die Software dann für andere Zwecke eingesetzt wird. Nicht immer ist das vollumfänglich möglich.
Es existieren noch eine Menge weiterer Gründe für Non-Compliance-Risiken bei Software Audits. Wer jedoch diese Top 5-Punkte im Griff hat, kann sich damit bereits viel Ärger vom Hals halten.
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Sie geraten bei einem Software Audit mit dem Hersteller (Oracle, IBM, SAP, Microsoft, Adobe oder andere) in Streit über die Auslegung der Lizenzregeln? Sie zweifeln die Ergebnisse des Auditberichts an oder können die dargestellte Non-Compliance nicht nachvollziehen? Mitunter scheitern Verhandlungen über diese Themen und es entstehen Situationen in denen es zu keiner sinnvollen Einigung mit dem Software-Hersteller kommt. Dann bleibt oft nur noch der rechtliche Weg, wenn man nicht nachgeben möchte. Gerade bei Software Audits kann dies sehr schnell geschehen. Wir helfen Ihnen mit qualifizierter Rechtsexpertise diese Konflikte zu lösen. Anwälte, die sich mit IT-Recht auskennen, lassen sich auf dem Anwaltsmarkt leicht finden. Wir sind jedoch überzeugt, dass Sie damit nicht optimal bei Ihrer Auseinandersetzung unterstützt werden. Sie benötigen aus unserer Sicht vielmehr ein Team, das sich einerseits bestens in den kaufmännischen Aspekten der Lizenzverträge auskennt und anderseits alle Lizenzfalle sowie rechtlichen Graubereiche kennt und entsprechend erfolgreich beraten kann.
ProLicense Legal bietet daher eine rechtliche IT-Beratung gekoppelt mit der langjährigen Lizenzberatungserfahrung der ProLicense GmbH an. Unsere Partneranwälte blicken bereits auf eine Vielzahl erfolgreich geführter Verfahren gegen große Softwareanbieter zurück und konnte auch schon in Kooperation mit der ProLicense GmbH zahlreiche Konflikte mit Softwareanbietern erfolgreich lösen.
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Author: PM-Ersteller
