Lebkuchen in den Supermarkt-Regalen, Weihnachtsbeleuchtung in den Straßen – nun ist es höchste Zeit, Firmenpräsente für Geschäftspartner oder die Weihnachtsfeier im Betrieb anzugehen – sowohl organisatorisch als auch steuerlich. Hier sind einige Fallstricke zu umgehen, denn steuerfreies Schenken und Feiern erlaubt das Finanzamt nur in eng gesteckten Grenzen. Unternehmen sollten die Voraussetzungen und folgenden Tipps vom Steuerexperten Lexware kennen – damit Präsente und Weihnachtsfeier am Ende nicht finanziell zur bösen Überraschung werden.
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – auch an Weihnachten. Ob und welche Steuerzahlungen anfallen, hängt vom Wert der Präsente und von der Zielgruppe ab. Denn für Mitarbeiter gelten andere Regeln als für Geschäftspartner. Ausnahme sind Geschenke, deren Anschaffungspreis zehn Euro nicht übersteigt (z. B. Kugelschreiber oder USB-Sticks), denn sie sind Streuartikel und gelten nicht als geldwerter Vorteil oder als Zuwendung – somit fällt für sie keine Pauschalsteuer an.
Geschenke an Geschäftspartner
Geschenke an Geschäftspartner lassen sich bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um den Steuerabzug sicher zu bekommen, sind die Geschenke und die Empfänger zusätzlich in der Buchführung zu erfassen. In der Praxis reicht hierzu auch eine Liste, die an den Zahlungsbeleg geheftet wird. Entscheidend ist, dass jeder Beleg genau einem Empfänger zugeordnet wird. Bei Überschreiten der Freigrenze von 35 Euro führt das zum kompletten Wegfall des gesamten Betrages. Er kann somit in keinem Fall als Betriebsausgabe geltend gemacht und abgesetzt werden.
Grundsätzlich muss der Empfänger eines Geschenks dessen Wert als Einnahme verbuchen und versteuern. Damit dieser sich aber nicht über die zusätzlichen Kosten ärgert, wenn der Schenkende ihm beispielsweise einen erlesenen Wein überreicht, kann der Geber diese Beträge in Form einer Pauschalsteuer übernehmen. Sie beträgt 30 Prozent aus dem Wert (beziehungsweise Kaufpreis) des Geschenks einschließlich Umsatzsteuer. Hinzu kommen noch die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag. Lexware rät, den Beschenkten in jedem Fall auf die Übernahme der Pauschalsteuer hinzuweisen, damit dieser das Geschenk nicht nochmals als Einnahme versteuert.
Geschenke an Mitarbeiter
Die Kosten für Geschenke an Mitarbeiter können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden – egal in welcher Höhe. Trotzdem gilt auch bei den Mitarbeitern: Teure Geschenke müssen versteuert werden. Steuerfrei bleiben “Aufmerksamkeiten” bis zu einem Wert von 60 EUR pro Anlass, die für ein besonderes, persönliches Ereignis (Geburtstag, Hochzeit, etc.) gegeben werden. Weihnachten gehört jedoch nicht dazu! Hier kann der Arbeitgeber die Regelung nutzen, dass er einem Arbeitnehmer auch ohne direkten Anlass Sachzuwendungen im Wert von 44 Euro im Monat zukommen lassen darf. Viele Arbeitgeber nutzen diese Freigrenze, um ihren Mitarbeitern beispielsweise ein Jobticket zu spendieren. Die Weihnachtsgeschenke können unter diesem Posten ebenfalls steuer- und sozialabgabenfrei bleiben.
Auch hier gilt: Es handelt sich um eine Freigrenze. Bekommt ein Arbeitnehmer auch nur einen Cent mehr im Monat zugewendet, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig, das heißt, der Mitarbeiter muss das Geschenk – analog zu seinem Arbeitslohn – mit seinem persönlichen Steuersatz versteuern. Natürlich kann der Arbeitgeber auch hier die Pauschalsteuer übernehmen.
Weihnachtsfeier steuerlich richtig planen
Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt, allerdings in fest gesteckten Grenzen. Ausschlaggebend ist, dass der Arbeitgeber die Zuwendungen dafür im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbringt – mit der Konsequenz, dass sie dann steuer- und beitragsfrei sind. Dazu gehört, dass nur Arbeitnehmer teilnehmen dürfen und die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offen steht. Das Finanzamt fasst hierbei den Begriff der “Arbeitnehmer” sehr weit und lässt aus Vereinfachungsgründen auch zu, dass ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer und Mitarbeiter anderer Konzernunternehmen an der Betriebsfeier teilnehmen dürfen.
Im Prinzip sind alle Aufwendungen anrechenbar, die anlässlich der Feier entstehen – unabhängig davon, ob diese einem einzelnen Arbeitnehmer zugerechnet werden können oder nicht. Das Finanzamt zählt vor allem folgende Aufwendungen zu den Ausgaben für eine Betriebsveranstaltung:
-Speisen und Getränke
-Tabakwaren und Süßigkeiten
-die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten
-Musik und andere künstlerische Darbietungen
-Eintrittskarten für Konzerte oder Sportveranstaltungen
-Geschenke
-Zuwendungen an Begleitpersonen
-Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager
-Kosten für anwesende Sanitäter
-Gebühren für Behördenauflagen
-Trinkgelder
-Stornokosten
Lediglich die sogenannten rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während einer Feier.
Damit sich die Betriebsveranstaltung für die Arbeitnehmer in steuerfrei akzeptablen Grenzen hält, müssen die Ausgaben im Rahmen bleiben. In Euro und Cent heißt das: Pro Teilnehmer dürfen die Kosten für die Betriebsfeier einen Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Hier hat der Gesetzgeber 2015 eine wichtige Änderung vorgenommen. Handelte es sich bislang um eine steuerliche Freigrenze, ist die Summe von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nun ein Freibetrag. Das macht steuerlich einen großen Unterschied und bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier für den Mitarbeiter bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst die Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig.
Allerdings schaut das Finanzamt den Angestellten nicht auf den Teller und darauf, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst: Die gesamten Kosten des Arbeitgebers werden auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt, um den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln. Weitere Informationen und viele Praxisbeispiele hat Lexware in einem kostenlosen E-Book zusammengestellt ( http://shopmedia.haufe-group.com/media/produktlisten/lexware/ebooks/weihnachtsfeier/weihnachtsfeier.pdf).
Mit all diesen Tipps lässt sich Schenken und Feiern rund um Weihnachten für jedes Unternehmen sorglos – weil steuerfrei – gestalten und Mitarbeitern und Geschäftspartnern eine Freude machen. Für ein fröhliches Fest!
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