Lenzkirch im Hochschwarzwald ist ein Mekka der Messtechnik: Auf 4.900 Einwohner kommen rund 600 Mitarbeiter der Testo SE & Co. KGaA, die hier ihren Hauptsitz hat. Von Lenzkirch aus versendet der Messgeräte-Hersteller seine Produkte und Messlösungen rund um den Globus. Etwa 100.000 Pakete gehen im Jahr auf die Reise. Bei der Versandabwicklung setzt das Unternehmen auf die Lösungen PARCEL, EXPOWIN und ATLAS-Ausfuhr von BEO. Aus der langjährigen Zusammenarbeit hat sich eine strategische Partnerschaft entwickelt: BEO hat die versandrelevanten Aspekte bei der Umstellung des ehemaligen ERP-Systems auf SAP begleitet und sorgt auch für eine bedarfsgerechte Anbindung von Testo-Tochterunternehmen an die Software. Der Versand erfolgt so zentral über eine Plattform. Dabei wird die Gesamtlösung kontinuierlich an die Kundenanforderungen angepasst. Sie unterstützt heute die Abwicklung des gesamten internationalen Distributionsvolumens.
Ob bei der Lagerung von Medikamenten oder der Qualitätssicherung von Lebensmitteln: Wo es auf Präzision ankommt, sind Lösungen von Testo im Einsatz. Das 1957 gegründete Unternehmen ist heute Weltmarktführer im Bereich portabler Messtechnik. In Zahlen ausgedrückt bedeutet das: Testo betreibt drei Standorte in Deutschland, 32 Tochterunternehmen in 23 Ländern und über 80 Vertriebsniederlassungen auf allen Kontinenten. Rund 650.000 Kunden weltweit wollen zuverlässig und schnell mit den Messgeräten aus der Schwarzwälder Produktion versorgt werden. Um Ausfuhranmeldungen und statistische Meldungen effizienter durchzuführen und Zeitersparnisse beim Export zu erzielen, führte Testo die BEO-Software EXPOWIN ein. Die Lösung erfasst die für die Sendungsabwicklung erforderlichen Daten automatisiert und wickelt Ausfuhren zentral über eine Plattform ab. „Die Software deckt unsere Anforderungen optimal ab – und das schon seit vielen Jahren“, erklärt Manfred Huchler, Leiter Logistik bei der Testo SE & Co. KGaA. „Im Tagesgeschäft macht sich vor allem die Flexibilität des Systems bezahlt. Durch den modularen Aufbau haben wir die Möglichkeit, den Leistungsumfang exakt unseren Bedürfnissen anzupassen.“ Das ist bereits mehrfach geschehen: Der Messtechnik-Spezialist hat seine Zusammenarbeit mit BEO sukzessive ausgebaut und EXPOWIN um das zugehörige Versandmodul PARCEL und das Zollmodul ATLAS-Ausfuhr erweitert. „Mittlerweile führen wir alle Prozessschritte der Versand- und Zollabwicklung automatisiert durch“, so Manfred Huchler. „Dieses Vorgehen implementieren wir aktuell auch bei einigen unserer Tochterunternehmen und werden dabei durch BEO als Softwarepartner unterstützt.“
SAP-kompatibel
Die Flexibilität der Software bewies sich auch, als Testo sein ERP-System umstellte. „Mit SAP setzen wir jetzt in allen Niederlassungen weltweit ein einheitliches System ein. Aufgrund der eingespielten Prozesse bei der Versandabwicklung und der guten Erfahrungen mit der BEO-Software haben wir entschieden, sie zusätzlich zu SAP weiter zu nutzen“, erläutert Manfred Huchler. Dabei legte Testo Wert darauf, dass die gewohnten Abläufe für die Mitarbeiter am Packplatz unverändert bleiben. Diese Anforderung erfüllt die Software: EXPOWIN ist SAP-zertifiziert und lässt sich komfortabel an das ERP-System anbinden.
Umfassende Lösung
Testo nutzt die BEO-Lösung heute für den gesamten nationalen, EU-weiten und internationalen Versand, der zentral in Lenzkirch abgewickelt wird. Dazu hat das Unternehmen insgesamt acht Arbeitsplätze im Hauptwerk und zwei weitere in Tochterunternehmen mit PARCEL und EXPOWIN ausgestattet. „Seit der Gründung 1957 ist Testo jedes Jahr durchschnittlich um mehr als 10 Prozent gewachsen“, erklärt Manfred Huchler. „Trotzdem ist die Zahl unserer Mitarbeiter im Versand seit Jahren fast gleich, denn auch ein steigendes Versandaufkommen bewältigt die Software problemlos. Gleichzeitig werden unsere Mitarbeiter entlastet.“ Voraussetzung dafür ist ein kontinuierlicher Datenaustausch mit SAP. EXPOWIN übernimmt die Lieferscheindaten aus dem ERP-System und erstellt auf deren Basis das Versandlabel entsprechend den Vorgaben des beauftragten Frachtführers. Eine angeschlossene Waage bestimmt das Bruttogewicht der Packstücke. Fehler sind dank der automatisierten Datenweitergabe praktisch ausgeschlossen. Direkt nach dem Scannen der Lieferscheinnummer veranlasst BEO-PARCEL den Druck des Lieferscheins aus SAP. Das Gleiche kann auch für den Druck von Rechnungen aus SAP erreicht werden. Darüber hinaus erfolgt mit jedem Labeldruck ein Eintrag in die Ladeliste, die alle Packstücke einer Sendung erfasst. Teil der Gesamtlösung von BEO ist außerdem eine Funktion zum Tracking und Tracing, mit der die Pakete bis zur Auslieferung lückenlos nachverfolgbar sind.
EU-weit und global alle Exportdaten im Blick
Der durchgehende Informationsfluss erhöht auch bei der Vorbereitung von Auslandssendungen die Effizienz: Daten, die beim Versand erzeugt werden, nutzt Testo zusätzlich für die Exportabwicklung. Das spart Zeit, weil beispielsweise der Frachtführer, der Warenempfänger, die Incoterms und ggf. auch das Gewicht der Packstücke nicht mehr separat erfasst werden müssen. Die Software erstellt automatisch die benötigten Exportdokumente. Dazu zählen das Ursprungszeugnis, die Warenverkehrsbescheinigung und bei Bedarf auch die Zollrechnung. Einen weiteren Mehrwert stellt das Modul Ausfuhr/Verbringung dar: Es kann die Ausfuhrnachweise und Gelangensbestätigungen für Sendungen ins Ausland dokumentieren. Mit diesen Nachweisen belegt Testo, dass Waren tatsächlich ausgeführt wurden bzw. an der richtigen Adresse angekommen sind. Der Messgerätehersteller ist dann von der Umsatzsteuer befreit. Fehlt für eine Sendung die Gelangensbestätigung, generiert die Software automatisch eine Vorlage für ein Mahnschreiben an den Warenempfänger oder den Spediteur. Zusätzlich sind Sendungen an Empfänger innerhalb der EU einmal im Monat an das Statistische Bundesamt zu melden. Diese Intrastat-Meldung übermittelt Testo ebenfalls mit Hilfe der BEO-Software.
Software passt sich der Unternehmensentwicklung an
Eine Versandlösung muss sich flexibel den wechselnden Anforderungen des Tagesgeschäftes anpassen können. Diese Herausforderung meistert die BEO-Software erfolgreich. Ein Beispiel ist die Integration neuer Frachtführer: Testo arbeitet mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammen, regelmäßig kommen neue hinzu. Die BEO-Software unterstützt aktuell bereits mehr als 50 verschiedene Frachtführer-Anbindungen, die als Module bestellt werden können. Braucht ein Kunde einen Dienstleister, der noch nicht im Leistungsportfolio enthalten ist, erweitert BEO die Versandlösung. Der neue Frachtführer ist anschließend als Standardmodul verfügbar. „Die Software hat den Vorteil der Erweiterbarkeit“, erklärt Marion Bauer, zuständige Projektleiterin bei BEO. „Unsere Kunden stellen sich die Module in dem Umfang zusammen, den sie für ihre Aufgaben benötigen. Damit erreichen wir eine hohe Individualisierbarkeit.“ Darüber hinaus ist das System mandantenfähig. Testo betreibt mehrere Tochterfirmen, die unterschiedliche Märkte betreuen und in der Software als Mandanten angelegt sind. Der Vorteil: EXPOWIN erkennt anhand der Lieferscheindaten automatisch, von welcher Unternehmenstochter eine Sendung stammt, und berücksichtigt die jeweiligen Versandmodalitäten. Die Mitarbeiter in der Packabteilung müssen dazu nicht extra den Mandanten wechseln. Zuletzt wurde 2014 die Testo Sensor GmbH an die Software angebunden. Die Tochterfirma profitiert seitdem von einer erhöhten Transparenz beim Versand und einfacheren Prozessen bei der Paketverfolgung.
BEO – das Unternehmen
Die BEO GmbH mit Hauptstandort in Endingen bei Freiburg hat sich auf Softwareprodukte und Dienstleistungen für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung spezialisiert. 1987 vom Geschäftsführer Clemens Sexauer gegründet, beschäftigt das Unternehmen inzwischen mehr als 150 Mitarbeiter an vier Standorten. Die Produktlinien zur Zollabfertigung sowie zur Präferenzkalkulation und Sanktionsprüfung werden kontinuierlich an die aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und gewährleisten für Anwender Rechtssicherheit und die permanente Einhaltung aktueller Vorschriften und Richtlinien. Für den Versand bietet BEO Softwareanwendungen für die Packstück-, Sendungs- sowie die Gefahrgutabwicklung an. Alle Softwareprodukte von BEO sind modular konzipiert und sowohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.
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