Ausnahmslos jedes Unternehmen muss jetzt seine Eigentümerstrukturen dem Transparenzregister melden. Eine professionelle Beratung hilft, Übergangsfristen einzuhalten und hohe Bußgelder zu vermeiden.
Hamburg, Dezember 2021. Jedes deutsche Unternehmen muss nun Daten zu seinen Eigentümerstrukturen dem Transparenzregister mitteilen – auch, wenn es bisher von einer Meldepflicht befreit war. Das ist die wesentliche Neuerung durch das neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG), das seit 1. August in Kraft ist. “Verantwortliche in Gesellschaften, Genossenschaften, Stiftungen und weiteren Rechtseinheiten sollten jetzt prüfen, welche Informationen sie melden müssen”, sagt Knut Ropte, Geschäftsführer der Hamburger Beratungsgesellschaft egev. Denn erfolgt der Eintrag zu spät oder ist fehlerhaft, drohen hohe Bußgelder. Vor allem bei komplexen Beteiligungsverhältnissen ist deshalb eine professionelle Beratung sinnvoll, um Sanktionen zu vermeiden.
Eintrag in Handels- oder anderes Register reicht nicht mehr aus
Das Transparenzregister wurde 2017 mit dem sogenannten Geldwäschegesetz (GwG) eingeführt. Unternehmen und andere Rechtseinheiten müssen ihre wirtschaftlichen Berechtigten mitteilen. Bisher galt aber für viele die sogenannte Mitteilungsfiktion: Wenn die relevanten Angaben in anderen einsehbaren Registern zu finden sind – etwa im Handels- oder Genossenschaftsregister -, musste das jeweilige Unternehmen nichts weiter tun. Mit dem neuen Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) wurde diese Regelung überarbeitet: Das TraFinG schreibt eine aktive Mitteilung für jeden zwingend vor. Hintergrund der Gesetzesänderung ist eine angestrebte einheitliche digitale Strukturierung und Vernetzung der Transparenzregister der EU-Mitgliedstaaten.
Zu späte Meldung kann teuer werden
“Für Unternehmen, die bisher von der Meldepflicht befreit waren, gelten Übergangsfristen”, erklärt Ropte. AGs, europäische Gesellschaften (SE) und Kommanditgesellschaften auf Aktien müssen die Daten bis zum 31. März 2022 mitteilen. GmbHs, Genossenschaften und Partnerschaftsgesellschaften haben bis zum 30. Juni 2022 Zeit. Andere, zum Beispiel Stiftungen, bis zum 31. Dezember des nächsten Jahres. Werden diese Fristen nicht eingehalten oder sind die Meldungen unvollständig, sind dies Verstöße gegen die Transparenzpflichten nach § 56 Abs. 1 Nr. 52 bis 55 GwG. Diese werden als Ordnungswidrigkeiten geahndet.
“Das wird schnell teuer”, warnt Ropte. “Möglich sind Bußgelder bis zu 100.000 Euro, in gravierenden Fällen können Millionenbeträge fällig werden.” Dazu kommt ein möglicher Imageschaden: Bestandkräftige Bußgeldentscheidungen über 200 Euro werden inklusive Angabe des für den Verstoß Verantwortlichen auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamts für die Dauer von fünf Jahren veröffentlicht.
Was muss gemeldet werden?
Der Eintrag ins Transparenzregister dient dazu, Eigentümerstrukturen von Vereinigungen darzulegen. Behörden wie Staatsanwaltschaften und Steuerämter haben vollen Zugriff auf die Informationen. Mit Einschränkungen sind die Daten für jeden einsehbar. Mitgeteilt werden müssen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten: Das sind natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Vereinigung, also zum Beispiel ein Unternehmen, ist oder die Geschäftsaktivitäten steuern. Konkret sind das Personen, die mehr als ein Viertel der Kapitalanteile halten, mehr als ein Viertel der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise das Unternehmen kontrollieren können. “Neu ist unter anderem auch, dass sämtliche Staatsangehörigkeiten eines wirtschaftlich Berechtigten angegeben werden müssen”, sagt Ropte, ebenso, dass unter bestimmten Umständen ein ausländisches Unternehmen wirtschaftliche Berechtigte melden müssen, wenn es Eigentum an einer Gesellschaft erwirbt, die Grundeigentum in Deutschland hat.
Geschäftsführung ist in der Pflicht
Es ist Aufgabe der jeweiligen Geschäftsführung, dafür zu sorgen, dass die verlangten Daten auf transparentsregister.de vollständig und korrekt eingereicht werden. Gemeldet werden müssen Vor- und Nachname der wirtschaftlich Berechtigten, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeiten und, nach bestimmten Vorgaben, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Wenn sich etwas ändert, muss sich die Geschäftsführung darum kümmern, dass die Einträge umgehend aktualisiert werden.
“Als Geschäftsführer stehe ich vor der Herausforderung, dass ich alle Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einholen, verwalten und immer auf dem neusten Stand halten muss”, erklärt Ropte. Wenn es Unstimmigkeiten zwischen Einträgen im Transparenzregister und dem Kenntnisstand des Meldeverantwortlichen über die wirtschaftlich Berechtigten gibt, müssen diese gemeldet werden, sonst können Bußgelder fällig werden.
Mit externer Unterstützung Fehler vermeiden
“Wer sich nicht sicher ist, was für den Eintrag von ihm verlangt wird, sollte unbedingt bereits für die Prüfung und Zusammenstellung der notwendigen Informationen eine externe Beratung in Anspruch nehmen”, unterstreicht Knut Ropte. Mit einem interdisziplinären Team aus Rechtsanwälten, Steuer- und Unternehmensberatern sowie Wirtschaftsprüfern unterstützt die egev Unternehmen ganz konkret bei den Einträgen ins Transparenzregister. “Unsere Mandanten können so auf Nummer sichergehen, dass sie alle geforderten Angaben wie gefordert berücksichtigen. Gerade bei vielschichtigen Beteiligungsverhältnissen vermeiden sie damit unter Umständen Fehler, die viel Geld kosten können.”
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