Vermehrt wird uns die Frage gestellt, wie mit der Erstellung der Abrechnung des Geschäftsjahres zu verfahren ist, wenn es unterjährig zu einem Verwalterwechsel kommt. Leider kommt es immer wieder zu einem Verwalterwechsel vor Ablauf seines Vertrages oder mit Ablauf seines Vertrages zum 01.01. des Folgejahres. In solchen Fällen kommt immer wieder die Frage auf, ob der scheidende Verwalter oder der aktuell bestellte Hausverwalter, die Jahresabrechnung für das zurückliegende Jahr zu erstellen hat. Hierbei sind grundsätzlich zwei Konstellationen denkbar, die in der Praxis immer wieder Fragen aufwerfen. Einerseits (a) geht es um ein Ausscheiden des Hausverwalters („Vorverwalter“) vor Ablauf des aktuellen Geschäftsjahres, für das eine Jahresabrechnung zu erstellen ist. Andererseits um die Fallgruppe (b), in der ein Folgeverwalter sein Amt nach dem 01.01. des Folgejahres antritt. Damit verknüpft ist die Frage, zu welchen Zeitpunkt nach Ablauf des Kalenderjahres, die Pflicht auf den neuen Hausverwalter übergeht oder der Vorverwalter auch noch zu verpflichten ist.
Um beiden Fälle zu beantworten, müssen wir zunächst einschlägige Vorschriften aus dem Wohnungseigentumsgesetz beachten. Grundsätzlich gilt nach § 28 Abs. 3 WEG, dass eine Jahresabrechnung nicht mit Ablauf, sondern erst nach Ablauf des Kalenderjahres fällig ist.
Somit ist für die Fälligkeit nicht der Zeitraum des Kalenderjahres ausschlaggebend, sondern wer im Zeitraum nach Ablauf des Geschäftsjahres als Verwalter verpflichtet wurde.
Wie erinnern uns an die Fallgruppe (a), bei der ein Hausverwalter vor Ablauf des aktuellen Kalenderjahres (Kalenderjahr entspricht dem Geschäftsjahr) ausscheidet. Unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus §28 Abs. 3 WEG ist somit nicht der Vorverwalter, sondern der neue Hausverwalter zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet. Dies ist damit zu begründen, dass der neue Hausverwalter zum Zeitpunkt der Fälligkeit, also nach Ablauf des Kalenderjahres, als neue Hauserwaltung bestellt wurde.
Damit beantworten wir teilweise auch die Fallgruppe (b). Es gilt jedoch die Frage zu beantworten, wann die Pflicht des Vorverwalters endet und ab wann die Pflicht auf den neuen Hausverwalter übergeht. Darüber hat u.a. das OLG Zweibrücken entschieden und folgt damit gleichzeitig der herrschenden Meinung, dass zum Zeitpunkt der Fälligkeit, der bestellte Hausverwalter zur Erstellung der Jahresabrechnung unter Berücksichtigung einer angemessenen Frist verpflichtet ist. In der Praxis wird auf eine Fristsetzung von ca. 3-6 Monaten verwiesen. Die Pflicht des scheidenden Vorverwalters geht somit automatisch auf den neuen Hausverwalter über. Scheidet der Vorverwalter somit im ersten Halbjahr des Folgejahres aus seinem Amt aus, ist davon auszugehen, dass die Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung in Grenzen auf den neuen Hausverwalter übergeht.
In der Praxis findet diese Theorie richtigerweise nur vereinzelt Anwendung. Ein neuer Hausverwalter muss demnach deutlichen Mehraufwand erbringen. Teilweise ist das mit einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung des Vorverwalters oder aber mit einer unvollständigen Belegsammlung zu begründen, was den Aufwand deutlich erschwert und einzelne Vorgänge nicht nachvollziehbar macht.
Aufgrund der Tatsache, dass die Erstellung der Jahresabrechnung mit zu den Hauptpflichten eines Verwalters gehört und dieser dafür auch eine Vergütung erhalten hat, empfehlen wir bei Ausscheiden des Vorverwalters auf die vertraglichen Pflichten nach §28 Abs. 4 WEG hinzuweisen, nach der die Wohnungseigentümer jederzeit eine Rechnungslegung verlangen können.
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