Der erste Kontakt läuft häufig über den Empfang
Für Unternehmen bedeutet Marketing die Chance das jeweilige Unternehmensziel zu pushen und zu erreichen. Dies fängt bereits beim Telefon an, so Rieta Vanessa de Soet, Geschäftsführerin der Global Management Consultants AG in der Schweiz.
Jeder Anruf muss freundlich, verbindlich und kompetent entgegengenommen werden. Bereits hier machen sich die Kunden einen ersten Eindruck vom Unternehmen und entscheiden ob sie ein positives oder ein negatives Bild von der Firma haben.
Rieta de Soet meint, dass die Telefonstimme angenehm, verständlich und in normaler Lautstärke sein sollte. Freundlichkeit, gute verständliche Aussprache, ohne starken Dialekt sind minimale Anforderungen. Auch die Geschwindigkeit der Sprache muss stimmen. Wenn ein Rückruf angeboten wird, muss dieser auch zeitnah erfolgen, dies ist für Rieta de Soet ein absolutes Muss!
Zügig, aber nicht zu schnell, das Gespräch nach dem dritten Klingelton lautet die Lehrbuchformel für die optimale Anzahl Klingeln bevor man abnimmt.
Nur zweimal Klingen ist dabei immer noch besser als z.B. nur ein halbes Mal, denn das macht einen allzu gehetzten Eindruck. Immer wieder geschieht es, dass das Telefon zwar freundlich abgenommen wird, der Anrufer jedoch danach in einer Warteschleife landet und sich Musik von zumeist zweifelhafter Qualität anhören muss.
Rieta Vanessa de Soet ist überzeugt, dass jeder Mensch eine ganz spezielle Stimme hat. Jedoch eignet sich nicht jeder für das Telefonieren. Wenn jemand den Firmennamen und seinen eigenen schnell und leise nuschelt, wirkt das sehr unprofessionell den Kunden gegenüber und verwirrt diese höchstens. Dies hat etwas mit grundsätzlicher Bereitschaft zur Kommunikation zu tun und setzt sich meist in der generellen Freundlichkeit fort.
An dieser Stelle ist auch auf die Untugend hinzuweisen, dass Mitarbeiter oft zu unmotiviert sind eine Nachricht aufzunehmen und weiterzuleiten. „Bitte rufen Sie später wieder an“ kommt die mehr oder weniger höfliche Aussage. In diesem Fall wird der Kunde davon ausgehen, dass er beim nächsten Mal wieder ins Leere laufen wird.
Wird der Anruf hingegen kompetent, schnell und angenehm beantwortet meint Rieta de Soet von der Global Management Consultants AG, so schenkt einem der Kunde schnell sein Vertrauen – und die Sicherheit, dass er bei dem Unternehmen, das er anruft, in guten Händen ist. Nun kommt es noch darauf an, diese Sicherheit weiter zu erhöhen. Hierzu gehört zunächst, dass der anrufende potentielle Kunde eine kompetente, also klare und genaue Antwort bekommt.
Telefonservice ist ein Teil des Marketings und Marketing ist ein Teil der Lebens- und Überlebenskunst des Unternehmens. Wer es einmal erlebt hat, vergisst es nicht wieder: Die Faszination, welche ein gutes, stimmiges, konzeptionelles Marketing auslöst.
Über GMC AG
GMC AG mit Hauptsitz in Zug/Schweiz, ist mit zahlreichen Business Centern international in Amerika, Australien, Asien und Europa vertreten. In seinen Business Centern stehen Betriebswirte, Steuerberater, Marketing- und Unternehmensberater den Kunden zur Verfügung, die seit über 20 Jahren in den Bereichen Business Center, Firmengründung und Managementberatung tätig sind.
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