Neues Wächterkontrollsystem mit Wachbuch – ergänzende Funktion der Branchensoftware DISPONIC
Mit seinen vielen unterschiedlichen Funktionen bietet die Branchensoftware DISPONIC für Wach- und Sicherheitsunternehmen viele Möglichkeiten, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Jetzt stellt die Bite AG eine zusätzliche Funktion ihres Programms vor: Ein Wächterkontrollsystem, das automatisch ein Wachbuch erzeugt. Neben der dokumentensicheren Protokollierung aller Vorfälle am Objekt speichert das Logbuch per App automatisch und elektronisch auch Arbeitsstunden und Pausenzeiten der Mitarbeiter.
Wenn es um die Vereinfachung, Strukturierung und Beschleunigung täglicher Prozesse und Aufgaben in Wach- und Sicherheitsfirmen geht, ist die Branchensoftware DISPONIC auf dem Vormarsch. Durch das umfangreiche Spektrum bietet das Programm eine komfortable Komplettlösung. Insbesondere bei der Dienst- und Personalplanung ist die Software eine große Hilfe, da sie beispielsweise Doppelbelegungen verhindert und die Planung zahlreicher Mitarbeiter inklusive den jeweiligen Qualifikationen optimal übernimmt.
Kontrollrouten mit handschriftlichen Notizen – das war gestern
Mit dem neuen Wächterkontrollsystem geht die Bite AG nun einen weiteren innovativen Schritt. „In Zeiten, in denen das Smartphone unser ständiger Begleiter ist, haben wir eine App entwickelt, mit der wir den Mitarbeitern in allen Wach- und Sicherheitsbereichen eine echte Erleichterung verschaffen“, sagt Vorstand Jochen Hahn. Die Dokumentation der vorgegebenen Kontrollrouten und die Notiz bestimmter Vorfälle gehört zum Alltagsgeschäft – dient es doch zum einen der Sicherheit der Mitarbeiter und erfüllt auf der anderen Seite die Anforderungen der Kunden, deren Objekte bewacht werden. Bisher wurde in einer Kladde jeder Kontrollgang mit etwaiger Vorfallbeschreibung handschriftlich eingetragen. Der Nachteil: Das Dokument ist alles andere als praxistauglich, es kann vom Einsatzleiter nur vor Ort benutzt werden.
Weder pragmatisch noch komfortabel sind auch die oft verwendeten batteriebetriebenen Datensammler. Selbst wenn sich die Wachleute über Barcodes, Magnetstreifen oder RFID-Chips ihre Daten ziehen können, muss das Gerät anschließend in der Zentrale des Sicherheitsdienstes über eine Dockingstation ausgelesen und das Protokoll ausgedruckt werden. Hahn: „Wir haben dieses Verfahren nun digitalisiert und dadurch vereinfacht. Der Vorteil unserer Webanwendung ist, dass sich der Einsatzleiter laufend und von jedem Ort aus über die aktuelle Situation informieren kann. Die Informationen können immer eingesehen werden – egal ob vom Arbeitsplatz aus oder am Wochenende von Zuhause.“
Kontrollgang mit dem Smartphone
Möglich macht das neueste Technologie, die so genannte Near Field Communication (NFC). Im Rahmen dieser innovativen Technik werden an dem zu bewachenden Objekt kostengünstig, wetterbeständig und gut sichtbar Kontrollpunkte in Form von NFC Chips angebracht. Mit einem handelsüblichen Smartphone kann der Mitarbeiter währen seinem Kontrollgang die Kontrollstellen (NFC Tags) scannen. Dadurch wird automatisch und elektronisch ein Wachbucheintrag erzeugt. Dieser kann mit ergänzenden Informationen – beispielsweise einer Vorfallbeschreibung mit Text und Bild – angereichert werden.
Mit dieser Möglichkeit hat die Bite AG mit ihrer Software DISPONIC einen weiteren Meilenstein für alle
Firmen der Sicherheitsbranche gesetzt. Mit Hilfe des Wächterkontrollsystems und des damit automatisch erzeugten Wachbuchs werden alltägliche Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Das Wachbuch-Modul ist mit der Planung in DISPONIC verbunden. Hahn: „Wir bieten keine Insellösung, sondern eine integrierte Weiterverarbeitung der Daten.“ Auch die Protokolle müssen ab sofort nicht mehr umständlich ausgedruckt werden, sondern sind per Web-Zugang jederzeit online abrufbar. „Unser System hat den Vorteil, dass man die Daten nur einmal erfasst. Das gilt für Mitarbeiter und Objekte gleichermaßen. Sämtliche Informationen sind in die Dienstplanung integriert. Es ist also eine kostengünstige und zeitoptimierte Methode.“
Dokumentensichere Protokollierung aller Vorfälle
Neben den Dienstzeiten der Sicherungskräfte werden so alle besonderen Ereignisse und Vorkommnisse in Form eines Logbuchs pro Mitarbeiter direkt festgehalten. Individuelle Layouts können definiert werden. Jede Wach- und Sicherheitsfirma kann somit auf die Wünsche der Kunden direkt reagieren. Es werden Daten erfasst, die dem Kunden oder Disponenten gegenüber relevant sind. Arbeitsstunden und Pausenzeiten können ebenfalls belegt werden. Das Wächterkontrollsystem ist direkt mit der Personalplanung verbunden. So entfällt doppelte Dateneingabe und eine umständliche manuelle Erfassung.
Übrigens kann das Wachbuch auch ohne Wächterkontrollsystem genutzt werden. Es ist nicht zwangsläufig integraler Bestandteil und kann auch ohne NFC Technik zum Einsatz kommen. In Verbindung mit der Wachbuch-App ergibt sich eine dokumentensichere Protokollierung aller Vorfälle am Objekt. Das Wachbuch entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß § 239 IV HGB.
Im nächsten Update können die Daten dann auch für die Antrittskontrolle genutzt werden: Das Unternehmen sieht dann, ob ein Mitarbeiter zum Dienst vor Ort erschienen ist – oder eben nicht. Hahn: „Ein nicht oder nicht rechtzeitig besetztes Objekt führt im Schadensfall zu rechtlichen Konsequenzen. Dank unserem System kann der Sicherheitsbetrieb unmittelbar und ohne Zeitverzögerung reagieren und somit jeglichen Ausfall oder Schaden vermeiden.“
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Die Bite AG mit Hauptsitz in Filderstadt bei Stuttgart ist Marktführer für kaufmännische Branchensoftware für Wach- und Sicherheitsdienstleister und bringt seit nunmehr 20 Jahren Erfahrung ein. Für mehr als 230 Kunden in Deutschland, Österreich, in der Schweiz und in Polen sind die Softwarelösungen Padis und Logatronic aus dem Hause der Bite AG bereits etablierte und bewährte Produkte innerhalb der Sicherheitsbranche. Mit DISPONIC hat das Unternehmen ein neues Produkt für die Einsatzplanung bei Sicherheitsdiensten auf den Markt gebracht. Von der Personaleinsatzplanung bis zur Zeiterfassung, von der Bruttolohn-Ermittlung bis zur Fakturierung deckt das Unternehmen mit seinen bewährten Produkten die zentralen Funktionsbereiche für Sicherheitsbetriebe ab.
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