Wenn durch Tabellenkalkulation die Fehlerquote steigt dann leidet die gesamte Produktivität im Vertrieb
In Ihrem Verkaufsangebotsprozess lauert sie an jeder Ecke: die Excel-Tabelle. Sie ist groß, wächst rasant und zeigt ab einer gewissen Komplexität auch ihre widerspenstige Seite und zwar zulasten der Produktivität Ihrer Vertriebseinheit. Ihr Team hat sie Jahrelang aufgebaut und mit Daten gefüttert, sodass es jetzt besonders schwer wird, sie zu ersetzen oder andere Methoden zu nutzen.
Ihre interne „Excel-Intelligence“ ist sehr wahrscheinlich der Meinung, dass es sich um einen handgefertigten „Ferrari“ handelt. Man ist Stolz und hat hierdurch eine emotionale Bindung aufgebaut. Dennoch ist eine Excel-basierte Vertriebsverwaltung in Zeiten von CPQ einfach nicht mehr zeitgemäß, da der Nutzen und die eingeschränkte Skalierbarkeit den Kosten-Nutzen Aufwand in keinster Weise rechtfertigen. Das beweisen validierte Erfahrungswerte aus der Praxis.
Natürlich bietet eine Excel-Lösung eine gewisse „Beschäftigungsgarantie“, da es wenige im Unternehmen gibt, die das Monster zähmen können. Die Vertriebsmitarbeiter beschweren sich zunächst auch noch nicht, da Veränderungen stets mit Diskomfort einhergeht. Dem Schmerz der Veränderung steht zusätzlich zum Aufwand auch die Fehleranfälligkeit gegenüber.
„Unterm Strich fehlen in Zeiten von CPQ einfach die Argumente für klassische Spreadsheets, vor allem bei Unternehmen mit zunehmenden Optimierungs- und Exportzwängen“ Paul Kimmel, Ingenieur, Gründer und CEO von Sofon Guided Solutions
Wir fassen zusammen: Das Aufrechterhalten des „Status Quo“ und die firmeninternen Gewöhnungseffekte sind der größte Hemmschuh, wenn es darum geht sich für eine CPQ-Lösung zu entscheiden.
Excel ist zwar Branchenstandard für Tabellenkalkulationen, hat jedoch bei der Erstellung von Verkaufsangeboten sowie komplexeren Vorfällen deutliche Nachteile. Es gibt zu viele wichtige Funktionen, die Excel aber auch viele ERP und CRM-Systeme als „Stand-Alone“ für Vertriebsmitarbeiter sowie Manager einfach nicht gut genug erledigen können:
1. Regeln festlegen
Das Hinzufügen neuer Regeln kann ein umständlicher Prozess sein. Die Formeln sind abstrakt und Tabellen können für jemanden, der die Kalkulationstabellen nicht täglich aktualisiert, sehr verwirrend sein. Im Allgemeinen ist eine Vertriebsabteilung auf einen „Excel-Guru“ angewiesen, um das Angebotssystem zu verwalten und die Regeln einzuhalten. In vielen Organisationen dauert es Tage und viele Tests bis neue Regeln korrekt funktionieren. Oftmals kommt es sogar vor, dass bestehende Fehler sogar kopiert werden.
2. Angebot genehmigen
Ein großer Schmerzpunkt für viele Organisationen ist es, fehlerfreie und genehmigte Angebote zügig an den Kunden zu senden. Da Innen- & Außendienst Informationen aus unterschiedlichen Preislisten und Abteilungen sammeln und in die Kalkulationstabellen eingeben müssen, nimmt dieser Prozess in der Regel viel Zeit in Anspruch. Hat der Vertrieb das letzte Preisblatt verwendet? Wurden die richtigen Kombinationen von Optionen sowie Serviceplänen gewählt? Handelt es sich um eine Sonderpreisanfrage, für die zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind? Diese manuelle Angebotserstellung erfordert eine Vielzahl von individuellen Plausibilitätsprüfungen sowie Genehmigungsprozessen, die den gesamten Vorgang verlangsamen und fehleranfällig machen. Fehler die viel Geld kosten und die Gesamtkalkulation gefährden.
3. Skalierbarkeit
Wenn Unternehmen wachsen, wachsen auch ihre Produkt- und Serviceangebote mit. So werden auch Ihre Excel-Spreadsheets entsprechend „aufgebläht“ und zunehmend erweitert. Für komplexe Produkte und wiederkehrende Dienstleistungen ist es irgendwann unmöglich, die manuelle Angebotserstellung aufrechtzuerhalten, während parallel der Bedarf potenzieller Kunden nach schnellen, sowie möglichst genau kalkulierten Angeboten wächst.
4. Wartung
Im Vergleich zu etablierten CPQ-Lösungen ist das Ausfallrisiko bei Excel sehr hoch. Wenn die „Excel-Intelligence“ nicht verfügbar ist oder sich im Urlaub befindet, werden abhängige Nutzer wahrscheinlich Schwierigkeiten haben und kaum in der Lage sein, selbstständig Berechnungen zu tätigen oder die Kalkulationstabelle gar zu entsperren, Updates vorzunehmen oder zu reparieren. Zusätzlich besteht das Risiko, dass kein direkter Zugriff auf den Speicherort der Dateien besteht, Backups versehentlich überschrieben oder gelöscht werden und es auch kein Versionsmanagement gibt.
5. Echtzeitdaten
Ein wesentlicher Nachteil einer umständlichen manuellen Erstellung von Angeboten ist, dass Sie Ihren Verkaufstrichter oder auch „Pipeline“ nicht direkt sehen und (bereichsübergreifend) auswerten können. Vertriebsmanager haben wenig oder keinen Einblick in die exakte Historie der Angebote, den Status, den zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder Vertriebspartner und das trotz Verwendung einer modernen CRM-Lösung Ohne ein intensives, benutzerdefiniertes Reporting und Mitarbeiter, die diese Berichte regelmäßig erstellen, ist es schwierig Ihre Angebote mit einer „Opportunity“ zu verknüpfen, sodass Sie den realen Wert Ihrer Angebote in Echtzeit nicht rechtzeitig erkennen können.
6. Fehleranfälligkeiten
Was viele Excel-Nutzer im Rahmen von Kalkulationen und Angebotserstellung bemängeln, ist das Problem, dass aufgrund der komplexen Formeln im Hintergrund kleinste Änderungen zu Großen Fehlern führen können. Im Rahmen von Updates und Erweiterungen werden diese sogar noch kopiert und somit potenziert.
7. Das Phänomen der „Black-Box“
Der Begriff Black Box (engl. schwarze Kiste) stammt ursprünglich aus der militärischen Fernmeldetechnik und bezeichnete ein erbeutetes Feindgerät, das wegen der möglicherweise darin enthaltenen „Sprengladung“ nicht geöffnet werden durfte (Quelle: Wikipedia).
Dies trifft im übertragenen Sinn auch auf komplexe Excel-Tabellen zu denn ab einer gewissen Komplexität erhöht sich die Gefahr eines Total-Ausfalls.
Fazit:
Wir wissen, dass viele Vertriebsabteilungen in KMUs und deren vertriebsverantwortliche Mitarbeiter eine Administration der Angebotsprozesse via Excel als eine Art solide Grundlage sehen möchten.
Die Praxis zeigt aber eindeutig, dass nur eine CPQ-Lösung den wachsenden Ansprüchen des Marktes gerecht werden kann.
Lokale oder Cloud-basierte CPQ-Software kann Ihr Verkaufsteam vom Tabellenkalkulationsmonster befreien, sodass Sie den Wert jedes Verkaufs schneller und vor allem zuverlässiger maximieren können.
Besonders hervorzuheben ist, dass eine CPQ-Integration völlig unabhängig von Ihrem bestehenden ERP- oder CRM-System erfolgen kann da es sich sowohl optisch als auch technisch nahtlos integrieren lässt.
Erfahren Sie jetzt mehr darüber, was Sie mit automatisierten CPQ-Lösungen tun können und wie Sie Ihre Umsatzziele noch schneller erreichen werden.
Sofon – Wettbewerbsvorteile durch schnellere und bessere Angebote
Mit Sofon können Angebote automatisch in mehreren Sprachen und Währungen generiert werden. Jede Version des Angebotes wird automatisch geprüft und wenn nötig zur Genehmigung an den richtigen Verantwortlichen gesendet. Angebote welche zu einem Auftrag werden, werden automatisch in einen Produktionsauftrag umgewandelt und durch eine Schnittstelle direkt in dem ERP-System angelegt.
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