Es gibt Mitarbeiter und Chefs die in ihren Mails grundsätzlich auf Gruß, Anrede und Schlussformel verzichten. Fühlt man sich da nicht schnell vor den Kopf gestoßen oder ist das in vielen Fällen sogar Normalität? Haben wir nicht gelernt, dass man elektronisch ebenso höflich korrespondieren soll wie in der Papierform? Imagetrainerin Nicola Schmidt gibt Tipps.
Im Alltag kommt kaum jemand auf die Idee, einen anderen Menschen grußlos anzusprechen, um ihm direkt sein Anliegen mitzuteilen. Daher ist es nur höflich, das Mindestmaß an Umgangsformen auch in der schriftlichen Korrespondenz beizubehalten. Dann kann eine Unterhaltung im weitesten Sinne ebenfalls damit eröffnet werden. Natürlich gibt es auch Ausnahmen. Wenn mehrere Nachrichten innerhalb kürzester Zeit direkt hintereinander mit dem gleichen Empfänger ausgetauscht werden, ist es einfach albern, in jedem Schreiben ein „Lieber Herr X“ oder „Sehr geehrte Frau Y“ voranzustellen. In der mündlichen Kommunikation macht man das ja auch nicht. Es gibt ein Zitat von Gotthold Ephraim Lessing: „Schreibe wie du redest, so schreibst du schön!“
Doch bevor man im Minutentakt E-Mails hin- und herschickt, stellt sich da nicht die Frage, ob es dann eher sinnvoller ist zu telefonieren. Zumal das Telefon immer noch das schnellste Kommunikationsmittel ist. Liegt dennoch ein längerer Zeitraum zwischen den Mails, ist es besser wieder zum charmanten Gruß zu greifen.
Bleibt die unvermeidliche Frage nach der Form. Einen Kunden oder Geschäftspartner sollte man beim ersten Mal nicht unbedingt mit einem doch recht nahen „Liebe Frau X“ oder „Hallo Herr Y“ anschreiben, besser ist hier die förmliche Variante: „Sehr geehrte Frau Z“. Hat der Kunde als ranghöhere Person die Kommunikation direkt in der nahen Form begonnen, bleibt es einem überlassen, auf eine entsprechende Art zu antworten.
In vielen Unternehmen gibt es dafür auch konkrete Vorgaben. Es gibt tatsächlich Firmen die zur schriftlichen Begrüßung grundsätzlich „Liebe Frau Z“ wählen. Manch einer findet es als sehr persönlich und durchaus angenehm. Allerdings: Jedermanns Sache ist es wahrscheinlich nicht.
Wie verabschiedet man sich stilvoll? Auch hier macht der Ton die Musik. Beim Erstkontakt wirkt „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Herzliche/ Beste Grüße“ respektvoll. Bei näherem Kennen oder in passenden Situation kommt auch mal „Herzliche
Grüße nach XY-Stadt“ oder „Viele Grüße aus dem sonnigen Rheinland“ gut an. Das macht einen etwas persönlicheren Eindruck. Schließlich kommunizieren
hier Menschen miteinander.
Ein absolutes No-Go in der geschäftlichen Kommunikation sind jedoch „Liebe Grüße“ oder gar „LG“. Die sollten Freunden oder guten Bekannten vorbehalten bleiben. Abkürzungen haben in der schriftlichen Kommunikation nichts verloren, zumal es Varianten gibt, die auch schnell in den falschen Hals kommen können.
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Nicola Schmidt ist Expertin für die verbale und nonverbale Kommunikation.
Mit einem stimmigen Konzept bietet sie Führungskräften aus der freien Wirtschaft, wie der eigene Auftritt auf allen Ebenen der Kommunikation optimiert werden kann. Gerade wenn die persönliche Wirkung auf dem Prüfstand steht und der authentische Auftritt noch weiter verbessert werden soll. Es geht in ihren Seminaren/ Vorträgen um die Wirkung des Outfits bis zum souveränen Umgang im Berufsleben. Nicola Schmidt ist als freie Trainerin für Unternehmen im deutschsprachigen Raum tätig.
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