Tipps der TÜV TRUST IT GmbH Unternehmensgruppe TÜV AUSTRIA für das interne Marketing beim Aufbau eines Informationssicherheits-Managementsystems
Ein sehr erfolgskritischer Faktor beim Aufbau eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) besteht in der Akzeptanz und breiten Mitwirkung innerhalb der gesamten Unternehmensorganisation. TÜV TRUST IT hat hierfür einige praxisbewährte Tipps zusammengestellt:
1. Ziele klar formulieren: In der gesamten Kommunikation müssen verschiedene Fragen deutlich beantwortet werden: Warum brauchen wir das? Was haben wir davon und wo wollen wir hin? Dies muss in einer Sprache geschehen, die für alle verständlich ist.
2. Management Commitment: Das gesamte Projekt steht und fällt mit dem Management Commitment. Steht die Geschäftsleitung nicht ausreichend hinter dem Projektvorhaben, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt scheitert, sehr hoch. Notwendig ist auch, dass die Projektverantwortlichen vom Top-Management ausreichende Entscheidungsfreiräume erhalten.
3. Frühzeitig alle Beteiligte einbeziehen: Das ISMS betrifft zahlreiche Funktionen und Verantwortungsbereiche im Unternehmen, weil von ihnen vielfältige Informationen benötigt werden. Deshalb sollten frühzeitig Termine vereinbart werden, um diesen Personenkreis so unmittelbar wie möglich in den Planungsprozess für das ISMS einzubinden.
4. Klaren Kommunikationsprozess schaffen: Für alle Themen innerhalb des ISMS-Aufbaus muss klar sein, wen die Mitarbeiter zu welchem Thema ansprechen können. Dies gilt für inhaltliche Fragen, aber auch für Abstimmungen, organisatorische Aspekte, Terminvereinbarungen usw. Zusätzlich ist eine gemeinsame Dokumentenablage für das Projekt sowie eine gesonderte Kommunikationsplattform sinnvoll.
5. Alle Mitarbeiter informieren: Nur wenn ein ISMS unternehmensweit gelebt wird, kann es seine gewünschte Wirkung entfalten. Voraussetzung dafür ist, dass sich alle Mitarbeiter damit identifizieren. Dies gelingt nur, wenn sie über den Zweck, die Ziele sowie die Relevanz eines ISMS und die Projektphasen aufgeklärt werden. Zudem sollten sie über die internen Kommunikationsmedien (Newsletter, Mitarbeiterzeitung, Intranet etc.) oder Veranstaltungen Kenntnis von der Vorgehensweise und dem Zeitplan bekommen. Ein Gewinnspiel (oder Incentive), bei dem Mitarbeiter dazu motiviert werden, mögliche IT-Risiken zu finden bzw. zu benennen, könnte die Identifikation mit dem Projekt zusätzlich stärken.
6. Auftaktveranstaltung zum gegenseitigen Kennenlernen: Vor allem in größeren Unternehmen sind beim Aufbau eines ISMS zahlreiche Mitarbeiter eingebunden. Viele davon hatten vorher noch nie oder kaum Kontakt miteinander. Doch je harmonischer alle Beteiligten zusammenarbeiten, desto reibungsloser entwickelt sich das Projekt. Darum empfiehlt sich eine Auftaktveranstaltung, in der alle relevanten Projektinformationen präsentiert werden und möglicherweise auch der oder die involvierten Dienstleister vorgestellt werden. Eine Kombination mit teambildenden Maßnahmen kann ebenfalls zielführend sein.
7. Den unmittelbaren Kontakt mit den Abteilungen suchen: Je nach Organisation und Unternehmenskultur kann es ergänzend oder alternativ auch Sinn machen, das ISMS-Projekt innerhalb von Fachbereichen zu promoten. Auch hier dienen Meetings dazu, eine große Transparenz zu dem Vorhaben zu schaffen und sich der aktiven Mitwirkung zu vergewissern.
8. Auch über Teilerfolge informieren: Ganz wichtig für die Aufrechterhaltung der Motivation ist die Kommunikation von Teilerfolgen und die Erreichung von Meilensteinen. Dies gilt nicht nur gegenüber der Geschäftsführung bzw. anderen Entscheidungsträgern, sondern ebenso gegenüber den Mitarbeitern, die sich im Rahmen des Projekts in zusätzlichen Aufgaben engagieren müssen.
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